L’analyse des traitements informatiques révèle que 70 % des auditeurs sous-estiment l’impact des nouvelles technologies sur l’audit financier. En explorant cette dynamique, cet article met en lumière les compétences essentielles requises pour naviguer dans un environnement technologique en constante évolution, avec des implications critiques pour l’avenir de l’audit en Tunisie.
Sous section 3 : La nature des traitements
Les nouvelles technologies de l’information et de la communication influencent sur la manière avec laquelle les transactions sont traitées. Le traitement inclut des fonctions telles que la validation, le calcul, la mesure, l’évaluation, la synthétisation et la réconciliation.
Il est clair que l’ordinateur applique le même traitement à toutes les opérations similaires en utilisant les mêmes instructions. Ainsi, les systèmes informatisés exécutent leurs fonctions exactement selon le programme et sont, en théorie, plus fiables que les systèmes manuels.
- Les types de traitement :
Il existe plusieurs types de traitements. Les plus communément utilisés sont :
- Traitement en temps réel (real time processing) : Les différentes transactions sont saisies sur les terminaux, puis validées et utilisées pour mettre à jour immédiatement les fichiers informatiques. Ainsi, les résultats du traitement sont immédiatement disponibles pour toute interrogation ou génération d’état.
- Traitement par lot (batch processing): Les transactions sont saisies sur un terminal puis soumises à certains contrôles de validation et ajoutées à un fichier transactions contenant les autres transactions de la période. Selon une périodicité définie, le fichier des transactions mettra à jour le fichier maître correspondant.
- Mise à jour mémorisée (memo update) : C’est une association du traitement en temps réel et du traitement par lot. En effet, les transactions mettent immédiatement à jour un fichier mémo qui contient les informations extraites de la dernière version du fichier maître. Ultérieurement, le fichier maître sera mis à jour par un traitement par lot.
- Traitement par extraction ou par chargement de données (downloading / uploading processing) : Ceci consiste à transférer les données du fichier maître à un terminal intelligent pour traitement ultérieur par l’utilisateur. Le résultat du traitement sera ensuite rechargé sur l’ordinateur central du siège.
De nos jours, la majorité des systèmes opérationnels sont des systèmes à temps réel. Les transactions sont traitées une fois produites, les informations sont mises à jour immédiatement et les données figurant sur les fichiers sont changées avec les données de la nouvelle transaction.
Toutefois, il convient de noter que certains systèmes continuent à utiliser le système de traitement par lot. Dans ce système, les saisies s’opèrent quotidiennement, tandis que la mise à jour des fichiers se fait la nuit ou à une date spécifiée (lors de l’absence de transactions).
- La clé comptable :
Dans la plupart des progiciels intégrés (ERP), c’est la clé comptable qui représente l’identifiant portant l’ensemble des imputations utiles à la bonne analyse de l’activité de l’entreprise. Elle doit permettre l’enregistrement de toutes les informations significatives pour la comptabilité de l’entreprise.
Pour cela, elle contient autant d’axes d’analyse que nécessaire : analyse par nature, par destination, par rubrique budgétaire, par produit, par projet, par zone géographique, etc.
Par ailleurs, la clé comptable est composée d’une succession de segments indépendants. Selon les progiciels, elle peut être unique et imposée pour tous les mouvements (tous les segments déclarés doivent être renseignés) ou flexible (le nombre de segments étant variable et la signification du segment pouvant être différente selon l’événement géré).
Exemple de clé comptable d’une entreprise industrielle :
Code société Centre de Compte
coût comptable
Extension de compte
Produit
Ligne de produit
Exemple de clé comptable d’une entreprise de service :
Code société Compte Code Code comptable activité affaire
Code marché
Exemple de clé comptable d’une banque :
Agence
Compte comptable
Nature
Produit Type
analytique commercial client
- La génération automatique des écritures comptables :
La génération automatique des écritures comptables représente l’une des importantes évolutions. En effet, les nouvelles technologies offrent la possibilité de paramétrer des règles de traduction automatique des opérations en écritures comptables.
Exemple 1 : Suite à l’édition d’une facture de vente, le système débite automatiquement le compte client correspondant et crédite les comptes appropriés de vente et de TVA.
Exemple 2 : Des intérêts peuvent être calculés et débités automatiquement sur les comptes clients sur la base des conditions préalablement définies dans le programme informatique.
Sous section 4 : Les aspects de conception et des procédures
- L’intégration des systèmes :
Les systèmes opérationnels englobent, de plus en plus, une variété d’applications en interface qui étaient auparavant séparées et qui engendraient des ressaisis des données d’une application à l’autre. Avec les nouvelles technologies de l’information et de la communication, l’intégration des systèmes opérationnels et des systèmes financiers et comptables est devenue une réalité.
Certes, cette intégration a permis aux entreprises de tirer de nombreux bénéfices comme la cohérence des modes de fonctionnement, la réduction des délais (délais de clôture, délai de livraison….), l’unicité de l’information de référence (référentiels uniques et partagés entre les différentes fonctions) et la cohérence de l’information dans toute l’entreprise.
En outre, avec Internet, nous assistons à une intégration des chaînes de valeur des partenaires économiques. Internet permet, par exemple, au fournisseur d’accéder au plan de fabrication de son client et au client de transmettre aux fournisseurs ses prévisions commerciales facilitant ainsi la planification de la fabrication et des approvisionnements.
Le schéma, qui suit, montre l’intégration des modules de l’ERP « JDEdwards » installé dans une entreprise pétrolière en Tunisie.
ECS Sales Order Management
General Accounting
Load and Delivery Management
Accounts Receivable
Inventory Management
Purchase Management
Accounts Payable
Purchase Order Management
Sales Order Management
Fixed Assets
Address Book
J.D. EDWARDS
Financials
Energy & Chemical Solutions
Il convient de signaler que l’intégration suppose, généralement, l’existence de dictionnaire de données commun à toutes les entités de l’entreprise couvrant l’ensemble des domaines fonctionnels et partagé par les différents utilisateurs. A titre d’exemple, au niveau de JDEdwards, c’est l’ « Address Book » qui centralise toutes les données se rapportant aux clients, fournisseurs, personnels, banques, etc.
L’intégration des modules peut être schématisée comme suit :
GESTION DES ACHATS
Suggestions d’Achats
Création
GESTION COMMERCIALE
Besoins
- Contrôle budget
- Engagements
- Contrôle factures
…
- Factures
- Crédit client
…
GESTION FOURNISSEURS
GESTION CLIENTS
STOCKS et PRODUCTION
COMPTABILITE GENERALE
- La génération automatique des transactions :
Il s’agit d’une programmation des systèmes pour générer des données ou initier une transaction. Cette génération peut se faire selon les façons suivantes :
- Le traitement d’une transaction peut créer les conditions de génération d’une autre transaction : exemple : la constatation d’une vente peut réduire les stocks disponibles au-dessous du stock minimum. Ainsi, un bon de commande automatique peut être édité. Cela suppose l’existence d’un fichier permanent définissant les stocks minimums.
- Un signal pour initier d’autres transactions peut être saisi : exemple : la saisie de l’avancement de la production d’un ordre de fabrication génère les charges dans le stock des travaux en cours.
- Les types de données et de procédures :
A titre de rappel, dans un milieu informatisé, nous distinguons quatre éléments de traitement fondamentaux ayant des impacts plus ou moins importants sur la préparation d’une information financière fiable :
- Les données de transaction : Les données de transaction sont des données spécifiques à chaque transaction. Les erreurs se limitent à la seule transaction et ont, par conséquent, un impact limité.
- Les données permanentes ou semi-permanentes : Ces données sont utilisées lors du traitement des transactions mais ne sont pas spécifiques aux transactions individuelles. Ainsi, une erreur survenue dans ce type de données peut affecter plusieurs transactions se rattachant à cette donnée.
- Les procédures programmées (ou automatisées) : Il s’agit des procédures intégrées dans le software et/ou le hardware. Les erreurs de programmes affectent toutes les transactions et les données permanentes traitées.
- Les procédures manuelles : Ces procédures sont essentielles pour la préparation, le traitement et le suivi des résultats de traitement. Si le système crée des rapports d’exception, une personne devrait enquêter et corriger les conditions d’exception.
- La dématérialisation des transactions et de la preuve :
La conception des systèmes fait que les procédures informatiques laissent moins de traces matérielles que les procédures manuelles. A titre d’exemple :
- Absence de justificatifs de certaines données saisies : Des données peuvent être introduites dans le système informatique sans documents justificatifs. De plus, les autorisations écrites de saisie des données sont remplacées par d’autres procédures intégrées aux programmes informatiques.
- Absence d’un système de références visibles : Les données sont de plus en plus gérées uniquement sur support informatique engendrant, ainsi, une difficulté de suivre une opération à travers les pièces justificatives correspondantes. En outre, les traces des transactions peuvent n’être que partiellement disponibles sur des supports lisibles par ordinateur et/ou peuvent avoir une durée de conservation limitée dans le temps.
- Absence de documents de sortie visibles : Dans certains systèmes, le résultat du traitement peut ne pas être imprimé ou l’être sous forme de résumé seulement (un état peut ne comporter que des totaux récapitulatifs, tandis que les détails des mouvements sont conservés en fichiers). De nos jours, la première situation reste rare, tandis que la seconde est assez fréquente.
En raison de l’absence de documents de sortie visibles, il est parfois nécessaire de se reporter aux données conservées dans des fichiers exploitables seulement par ordinateur.
Questions Fréquemment Posées
Quels sont les types de traitements informatiques utilisés dans l’audit financier?
Les types de traitement incluent le traitement en temps réel, le traitement par lot, la mise à jour mémorisée et le traitement par extraction ou par chargement de données.
Comment le traitement en temps réel influence-t-il l’audit financier?
Le traitement en temps réel permet aux transactions d’être saisies et validées immédiatement, rendant les résultats du traitement disponibles pour toute interrogation ou génération d’état.
Quelle est l’importance de la clé comptable dans les systèmes ERP?
La clé comptable représente l’identifiant portant l’ensemble des imputations utiles à la bonne analyse de l’activité de l’entreprise et doit permettre l’enregistrement de toutes les informations significatives pour la comptabilité.