Le cadre théorique de la numérisation révèle comment la diplomatique numérique peut transformer la fiabilité des documents électroniques à la Direction Générale du Trésor en Côte d’Ivoire. Cette étude critique souligne des solutions innovantes pour contrer les menaces de falsification et garantir l’authenticité administrative.
CADRE THEORIQUE
Le cadre théorique est la partie dans laquelle nous sommes amenés à reformuler notre sujet de recherche, en faire l’étude factuelle, exposer le problème de recherche et faire ressortir l’intérêt scientifique du sujet.
Formulation de la problématique
La prise de décision en administration repose essentiellement sur la disponibilité d’informations, cependant ces informations ne peuvent être utiles que lorsqu’elles sont fiables et ne contiennent aucun élément de fausseté. C’est à partir de la véracité ou la fiabilité de ces informations que la prise de décision va se faire.
Etude factuelle
Nous constatons que la tendance actuelle semble être à la multiplication des projets de numérisation des documents papier, voire à leur élimination au profit de la seule copie numérique. Ce passage de la frontière numérique implique des mutations et soulève des questions particulières telles que l’évaluation de la valeur probante et informationnelle de ces copies numériques, nées de la numérisation, mais aussi des documents nativement numériques.
Il paraît alors nécessaire d’encadrer les pratiques de numérisation et ainsi permettre une véritable reconnaissance de la copie numérique comme digne de foi, et partant de là, une confiance unanime en l’authenticité des documents électroniques dans leur ensemble.
Par ailleurs, avec l’avènement de l’informatique, la création des documents numériques se fait de plus en plus croissante, comme le montre le cas de la D.G.T.C.P., alors réfléchir sur la question de leur authenticité permettrait de réduire cette masse de documents électroniques à long terme, en permettant de ne conserver à long terme que les documents électroniques à valeur probante.
En outre, les actions administratives de la D.G.T.C.P. génèrent des archives financières, bancaires et de trésoreries ayant un caractère très sensible.
Or de plus en plus, ces documents sont produits ou transposés dans l’environnement informatique, ils sont censés être des archives au même titre que les documents sur support analogiques. Alors, compte tenu de leur sensibilité, ils doivent respecter certaines dispositions afin d’être utilisables dans des litiges ou pour justifier des activités. C’est pour cela qu’il nous a paru opportun de voir dans quelle mesure la D.G.T.C.P. peut s’approprier la diplomatique numérique.
Exposé du problème de recherche
Au vu de l’importance et de la sensibilité des documents de la D.G.T.C.P., il est primordial de renforcer la valeur probante des ressources électroniques qu’elle génère et reçoit afin de prévenir d’éventuels désagréments quant à la non-recevabilité de ces documents devant une cour de justice. Pour ce faire, tout le long de cette étude, le problème que nous aurons la charge de résoudre est :
La nécessité de renforcer la force probante des documents électroniques de la D.G.T.C.P.
Pertinence scientifique
La digitalisation des procédures est une solution en vogue dans nos administrations aussi bien publiques que privées. Cependant, il convient à la base d’analyser tous les contours de la procédure de digitalisation, afin de ne pas brûler les étapes.
Ainsi, pour nous, spécialistes de l’information documentaire, il semble indispensable de veiller à authentifier les documents électroniques d’institutions telles que le Trésor Public (TP) pour être en mesure de déceler et contrecarrer d’éventuelles falsifications et malversations.
Nous soutenons que cela est un préalable dans la politique de digitalisation que la D.G.T.C.P. entend mener, car si l’on ne se penche pas sur le sujet avant de passer à la dématérialisation des processus de traitement et de gestion des activités, ce serait ouvrir une brèche généreuse à la falsification et la manipulation des données liées aux finances de l’Etat.
Cependant, quelles sont les documents dont nous allons nous aider pour résoudre ce problème ?
Recension des écrits pertinents
La revue de littérature est selon Paul N’DA la partie qui « consiste à faire la recension des écrits, c’est faire le bilan critique de ce qui a été produit dans le domaine de recherche concerné »
Pour ce faire, nous avons pu recenser à la fois des ouvrages généraux et spécialisés (écrits théoriques) ainsi que des mémoires (écrits empiriques).
Recension des écrits théoriques
Pour les professionnels des SID en général, et plus particulièrement pour les archivistes, l’information conservée doit pouvoir être digne de foi afin d’être utilisable en toute circonstance. Alors, la question de l’authenticité et du caractère de preuve de l’information diffusée en administration, a particulièrement intéressé des auteurs et non des moindres.
Des études menées par des personnes chevronnées dans le domaine des archives ont fait ressortir la nécessité d’accorder une part belle à la question d’authenticité des documents électroniques.
C’est à juste titre que le Dr Luciana DURANTI, publiait une série de quatre (04) articles intitulés « Diplomatics : New uses for an old science » dans la revue Archivaria entre 1989 et 1992. Ces articles furent par la suite compilés en un seul ouvrage paru en 1998 sous le même titre.
Dans cet ouvrage, Luciana DURANTI démontrait comment les fondements théoriques et méthodologiques de la diplomatique médiévale pouvaient être réadaptés pour aider les archivistes à étudier la préservation à long terme des documents électroniques.
Elle renchérit par la suite en 2003 dans « Pour une Diplomatique des Documents Electroniques » paru à la Bibliothèque de L’Ecole des Chartes, en dégageant plusieurs conclusions. La contribution de la diplomatique à la compréhension des documents électroniques a été essentielle, raffinant la typologie des intervenants comme des modalités de création et de transmission des documents.
Plus particulièrement axée sur l’authenticité, sur les moyens de la prouver et de la conserver, Duranti défendait donc que la diplomatique générale restait largement impuissante si elle n’était épaulée d’une diplomatique spéciale, spécifiquement dédiée aux documents informatiques.
Catherine DHERENT, dans son ouvrage Les archives électroniques : Manuel pratique, pose à son tour la problématique de la conservation à long terme et la restitution de tout ce qui est produit en mode numérique et enregistré sur des supports magnétiques ou optiques.
Pour elle, désormais ce sont des sujets auxquels nul archiviste n’est en droit de se désintéresser. Elle propose de donner aux professionnels des SID les recommandations générales sur les procédures et techniques à mettre en œuvre pour la pérennisation des données numériques.
En somme, les études consacrées à la question de l’authenticité et de la pérennisation des données issues de l’archivage électronique sont croissantes. Les auteurs que nous avons consultés ont reconnu que cet aspect de l’archivage numérique devrait occuper une place prépondérante dans nos réflexions.
Recension des écrits empiriques
A propos des écrits empiriques, il s’agit de faire un examen critique par l’inventaire des mémoires qui ont traité de l’archivage électronique, vu que la diplomatique numérique concerne les documents issus de cet aspect de l’archivistique.
Après consultation de trois (03) mémoires de master, il nous est donné de constater que des pistes de réflexion voisines à la nôtre avaient déjà été explorées.
En premier lieu, KONAN Allani Stéphane (2005), dans son mémoire sur la sécurisation des opérations bancaires par la maîtrise de l’environnement juridique des documents électroniques : le cas de la BIAO-CI, aborde la question de l’environnement juridique des documents électroniques dans la sécurisation des opérations bancaires.
L’objectif visé était la sensibilisation des spécialistes et le législateur ivoirien sur la nécessité d’un cadre propice. Il préconisait d’adopter l’élaboration d’une loi portant réglementation des documents électroniques d’une part, et l’utilisation des documents électroniques comme moyen de preuve en vue de garantir les droits des parties dans le cadre de l’activité de l’administration d’autre part.
Il a également été question non seulement d’évaluer la capacité des documents électroniques à servir de preuve aux opérations de façon générale et plus spécifiquement aux opérations bancaires, puis, d’identifier les opérations de banque de même que les principaux documents auxquels elles se rapportent.
Plusieurs années après cette étude, nous nous appuyons certes sur les résultats, mais notre perspective diffère de celle de cette étude en ce sens où nous proposons des outils permettant de renforcer la valeur de preuve des documents électroniques.
Par ailleurs, TRAORE Hassane, qui portait ses réflexions sur la dématérialisation des archives dans l’efficacité de l’action administrative du trésor public (2015), a montré l’importance de la dématérialisation des archives au sein du trésor public.
Pour lui, les archives du Trésor sont confrontées à un sérieux problème de conservation à long terme, alors que les actions administratives du Trésor Public étant fondamentalement liées aux archives financières, bancaires et de trésoreries, leur dégradation conduit inexorablement à la perte d’informations utiles pour le bon fonctionnement de ses services, d’où l’intérêt de la dématérialisation de ses archives qui reviendrait à la prise en compte de tous les aspects techniques, matériels et humains qui conditionnent en amont et en aval le système de numérisation mis en place par la Direction de la Documentations et des Archives du Trésor Public.
Notre démarcation vis-à-vis de cette étude se situe dans l’accentuation de l’un des aspects à prendre en compte en aval du système de numérisation, la valeur juridique des documents numériques.
Quant à PAULE Liane Koty, qui écrivait en 2017 sur la « mise en place d’un système d’archivage électronique au sein du trésor public », elle reconnaissait le rôle primordial de l’archivage électronique dans l’efficacité de toute administration.
Mais elle ouvrait une brèche quant à la question de l’authenticité des documents électroniques gérés par le T. P. en insistant sur le fait que le système d’archivage mis en place ne devait retenir pour conservation à long terme que des documents authentiques.
En somme, ces auteurs reconnaissent que l’archivage électronique est indispensable dans une entreprise, ils estiment qu’il permettra d’améliorer l’efficacité administrative.
Bien que la consultation de ces mémoires nous ait fortement aidés dans la compréhension et le développement de notre sujet de recherche, il est à noter qu’en ce qui nous concerne, les documents électroniques constituent un instrument de contrôle et de traçabilité dont l’authenticité est essentielle.
Ces différents auteurs n’ont pas abordé cette question ou l’ont trop peu analysée. C’est pourquoi, nous nous attèlerons d’aborder la question de l’authenticité ainsi que les moyens de la vérifier dans notre sujet.
Questions de recherche
Question centrale
Les documents électroniques de la D.G.T.C.P. gérés par la D.D.A. ont-ils une valeur probante suffisante ?
Questions secondaires
De la question centrale, nous dégageons les questions secondaires suivantes :
- Comment se présente la diplomatique numérique à la D.G.T.C.P. ?
- Existe-t-il des outils de la diplomatique qui participent à la prise en charge des archives numériques ?
- Quelles stratégies mettre en œuvre pour l’application effective de la diplomatique numérique ?
Hypothèses de recherche
Hypothèse principale
Les documents électroniques gérés par la D.D.A. ne détiennent aucune valeur probante.
Hypothèses secondaires
- Les conditions d’authentification des documents numériques présentent des insuffisances.
- L’authentification des documents numériques du Trésor Public est conditionnée par une analyse des caractères internes et externes des documents ;
- La mise en place d’outils numériques adéquats permettra une application effective de la diplomatique numérique.
Objectifs de la recherche
Objectif général
Montrer la nécessité d’appliquer la diplomatique numérique dans le système de prise en charge des documents électroniques de la D.G.T.C.P.
Objectifs secondaires
De façon spécifique, il sera question de :
- Décrire les insuffisances décelables dans la gestion des documents numériques de la D.G.T.C.P. ;
- Montrer sur quoi peut reposer l’application de la diplomatique numérique ;
- Élaborer une stratégie ayant pour but de renforcer la valeur probante des documents électroniques de la D.G.T.C.P.
Questions Fréquemment Posées
Pourquoi est-il important de renforcer la valeur probante des documents électroniques à la D.G.T.C.P.?
Il est primordial de renforcer la valeur probante des ressources électroniques générées et reçues par la D.G.T.C.P. afin de prévenir d’éventuels désagréments quant à la non-recevabilité de ces documents devant une cour de justice.
Comment la diplomatique numérique peut-elle garantir l’authenticité des documents électroniques?
La diplomatique numérique peut garantir l’authenticité et la fiabilité des documents numériques face aux risques de falsification et de cybercriminalité en encadrant les pratiques de numérisation et en permettant une véritable reconnaissance de la copie numérique comme digne de foi.
Quels défis pose la numérisation des documents à la D.G.T.C.P.?
La numérisation des documents pose des défis tels que l’évaluation de la valeur probante et informationnelle des copies numériques, ainsi que la nécessité d’adapter les pratiques archivistiques traditionnelles aux exigences de la digitalisation croissante des procédures administratives.