L’authenticité des documents électroniques est mise à l’épreuve dans un contexte de digitalisation croissante. Cette recherche révèle comment la diplomatique numérique peut transformer la fiabilité des documents à la Direction Générale du Trésor en Côte d’Ivoire, offrant des solutions essentielles face aux menaces de falsification.
Raison d’ordre scientifique
La digitalisation de l’administration et des fonds d’archives est en réalité une aubaine pour les institutions d’archives qui rencontrent en général des problèmes de saturation de leurs locaux de stockage. Cependant, vu les possibilités de falsifications des documents électroniques assez élevées et les failles de sécurité des systèmes informatiques, il nous est paru idéal de réfléchir à la manière dont l’on peut appliquer la diplomatique numérique aux administrations ivoiriennes ; dans le souci de renforcer la confiance que nous pouvons accorder aux documents issus des projets de dématérialisation.
Il s’agit donc de chercher des techniques qui pourront nous permettre, de nous assurer de détenir des documents électroniques fiables et ayant une valeur probante, à même d’attester les droits et obligations de nos administrations. Ce travail a encore plus un intérêt scientifique en ce sens où plusieurs auteurs ont récemment effectués des recherches.
C’est le cas d’AZIANYO Kossi (2015), qui abordait le sujet dans son mémoire « Solution Gestion Electronique des Documens (G.E.D.) face au piratage informatique : des exemples pratiques pertinentes à PEROX Consulting ». Il estime qu’il est à l’ordre du jour pour les entreprises de mettre en place des solutions de G.E.D. plus sécurisantes de leurs données à travers des logiciels particuliers. Ainsi, montre-t-il le danger qui guette les documents numériques avec la cybercriminalité.
Dans la même veine, abondait KONAN Allali Stéphane (2005) dans son mémoire « La sécurisation des opérations bancaires par la maîtrise de l’environnement juridique des documents électroniques : le cas de la BIAO-CI ». En effet, ce dernier indique que la sensibilité du domaine bancaire nécessite que l’on définisse un cadre règlementaire pour les documents électroniques, un cadre qui viendrait éclaircir les questions de sécurité et d’authenticité des documents électroniques.
De ce qui précède, nous sommes à même de déduire que notre sujet de recherche est plus que jamais à l’ordre du jour, et le fait d’analyser la question de l’authenticité des documents est un véritable pas en avant pour les archivistes ivoiriens que nous sommes.
Raison d’ordre social
A l’heure des communications électroniques et des technologies de l’information, la criminalité et la fraude empruntent d’autres formes que celles traditionnellement rencontrées et ce, avec un essor décuplé. Avec les réseaux numériques, le spectre d’intervention des cybers activistes ne se limite plus à un pays ou une région, mais à une échelle planétaire.
Les documents que reçoit et produit la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (D.G.T.C.P.) sont d’ordre financier et bancaire alors ils constituent les traces des dépenses et des entrées d’argent de l’Etat ivoirien, leur falsification causerait d’énormes pertes pour l’Etat ivoirien, et par ricochet, porterait un coup au souci de bonne gouvernance.
Ce sujet sur « l’application de la diplomatique numérique » demeure d’actualité au vu des enjeux qu’il suscite pour la communication et la disponibilité des informations fiables. Par ailleurs, il nous a paru opportun d’analyser le problème de la fiabilité et de l’authenticité des documents issus de l’archivage électronique, non seulement pour attirer l’attention des professionnels des Sciences de l’Information Documentaire (SID) sur les failles que pourraient offrir l’archivage électronique, mais aussi, pour suggérer des moyens qui pourraient nous permettre de reconnaître un document électronique ayant subi des modifications.
A l’issue de ce travail de recherche, nous souhaiterions permettre aux décideurs de se baser sur une procédure d’authentification prenant en compte nos réalités administratives et pratiques.
Aux communicateurs, et autres consommateurs de documents électroniques, nous espérons à travers cette étude, leur donner des outils leur permettant de juger dans un ensemble de documents, ceux dont ils pourraient se servir pour leurs travaux de recherche. En l’occurrence, face à un mail reçu, le citoyen lambda pourra, en utilisant les outils que nous tenterons de mettre en exergue dans notre étude, déterminer si le mail est réellement ce qu’il dit être.
Approche conceptuelle
« Toute investigation scientifique porte sur un groupe déterminé de phénomènes qui réponde à une même définition. La première démarche du chercheur doit être de définir les choses dont il traite afin que l’on sache de quoi il est question » (DURKHEIM, 1983, p.3)
Afin de mieux orienter nos recherches, l’approche conceptuelle ou clarification des termes clés favorisera une meilleure compréhension du sujet. A cet effet, la définition des principaux termes permet de déterminer le sens des notions autour desquelles le sujet est formulé. Puis, facilite l’analyse du sujet.
Ainsi, dans l’étude de «l’application de la diplomatique numérique à la D.G.T.C.P.», il convient de définir en premier lieu, les concepts : diplomatique ; numérique et diplomatique numérique, avant de définir quelques notions connexes à ces trois (03) notions essentielles.
– Diplomatique
Selon le Dictionnaire de Terminologie archivistique, « La diplomatique est la science qui étudie les actes écrits en eux-mêmes (et par extension, tous les documents d’archives), d’après leur forme, leur genèse, leur contenu et leur tradition » (Direction des Archives de France, 2007). Cette science existe depuis l’époque médiévale et avait au départ pour objet d’authentifier les chartriers des monastères, avec le temps elle s’est élargie aux documents de tout type.
Marie-Anne CHABIN définit de façon plus précise la diplomatique en ces termes : « c’est une méthode d’expertise de l’authenticité, de l’intégrité et de la fiabilité des documents, fondée sur une étude de la forme du document tel qu’il se présente, des étapes de son élaboration et de sa validation, de son circuit de diffusion et de conservation. (Supra, p.9)
Numérique
Selon le petit Robert, il faut entendre par « Numérique », tout ce qui, de près ou de loin à trait à la cybernétique, à l’informatique. Dans le cadre de l’ « application de la diplomatique numérique à la D.G.T.C.P. », l’adjectif « numérique » fait référence aux documents produits sous forme électronique et ceux qui après un procédé de numérisation sont passés du support papier à un support exploitable, manipulable et lisible par une machine.
Diplomatique numérique
La diplomatique numérique est un aspect de la discipline diplomatique qui propose « un examen systématique des traces de création, modification, versionnage, enregistrement, transmission et sauvegarde des documents dans les systèmes informatiques. » (Archives d’Etat de Génève, 2010, p.3)
Pour Marie Anne CHABIN, la diplomatique numérique, vise à faire l’analyse et la critique de tous les documents produits à l’ère du numérique (des documents nativement numériques au premier chef, accessoirement les copies numériques de documents papier, (2013).
Document électronique
Tout Document produit ou reçu par un organisme dans l’exercice de ses activités et conservé sous forme d’enregistrement électronique sur des supports tels que les bandes magnétiques, les disques magnétiques, les disques optiques etc., et qui ne peut être lu que par l’intermédiaire d’une machine. (DAF, 2007)
Authenticité
Un document d’archives est réputé authentique s’il est possible de démontrer qu’il est bien ce qu’il prétend être et qu’il a été effectivement produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été. » (ISO 15489-1, 2001)
C’est aussi le « Caractère d’un document dont on peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été. » (ICA, 2015)
Fiabilité
Ce terme est défini par le dictionnaire Larousse comme le caractère de ce à quoi on peut se fier, à qui on peut faire confiance.
C’est également la caractéristique d’une information qui n’a subi aucune destruction, altération ou modification intentionnelle ou accidentelle.
Valeur/force probante
Selon le Dictionnaire de terminologie archivistique, la valeur probante désigne la « qualité des documents d’archives qui leur permette de servir de preuve ».
Archivage électronique
L’ensemble des actions visant à identifier, à recueillir, à classer et à conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support électronique adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information et de preuve. (Lexique de terminologie archivistique, 2011)
Questions Fréquemment Posées
Comment garantir l’authenticité des documents électroniques en Côte d’Ivoire ?
Il est essentiel d’appliquer la diplomatique numérique pour renforcer la confiance dans les documents issus des projets de dématérialisation.
Quels sont les risques associés à la falsification des documents électroniques ?
Les possibilités de falsifications des documents électroniques sont élevées, et les failles de sécurité des systèmes informatiques peuvent entraîner des pertes importantes pour l’État.
Pourquoi est-il important d’adapter les pratiques archivistiques aux défis de la digitalisation ?
Il est crucial d’adapter les pratiques archivistiques traditionnelles aux défis posés par la digitalisation croissante des procédures administratives pour garantir la fiabilité et l’authenticité des documents.