L’évaluation des résultats de l’audit révèle les faiblesses du système de contrôle interne de la Commission Électorale Indépendante de Côte d’Ivoire entre 2010 et 2013. Des recommandations ciblées sont proposées pour améliorer la gestion du matériel électoral et renforcer l’efficacité des processus.
CHAPITRE II : PRESENTATION DES RESULTATS, ANALYSES ET RECOMMANDATIONS
Le présent chapitre a pour objectifs de présenter les résultats obtenus, les analyses qui en découlent et de faire des recommandations à la suite de chaque phase de l’appréciation du contrôle interne du processus de gestion du matériel de la CEI.
I.1. Présentation des résultats de l’audit
Ce premier sous-chapitre va présenter les résultats obtenus à l’issue des travaux d’audit menés sur la gestion du matériel de la CEI.
A. Connaissance générale de la CEI et du processus de gestion de son matériel
La prise de connaissance générale est celle décrite dans la première partie de cette étude entièrement dédiée à la présentation de la structure au deuxième sous-chapitre du chapitre 1.
Elle a été réalisée grâce :
- à la visite des locaux;
- aux entretiens avec des responsables du secrétariat général, des services déconcentrés et des directions des opérations électorales et référendaires, des chefs d’antenne et des Présidents de CEL;
- à la revue documentaire, à savoir la constitution, le code électoral, les décrets et ordonnances, les notes de service, les manuels de formation, les rapports de missions et d’activités, le statut et règlement intérieur qui retracent l’organisation et la vie de l’institution.
Cette prise de connaissance générale nous a permis de conclure que :
- Les procédures de gestion du matériel sont embryonnaires ;
- la gestion dynamique du matériel n’est pas prise en compte.
C’est pourquoi nous avons procédé à l’évaluation des procédures de gestion du matériel pour dégager implicitement les forces et éventuellement les faiblesses.
B. Composition du matériel électoral de la CEI
La conversation d’approche avec les gestionnaires du matériel a montré qu’il existe deux types de matériels :
Le matériel de fonctionnement des CEL
Il s’agit du matériel nécessaire au fonctionnement d’une CEL. Il se compose généralement de matériel informatique (ordinateurs, imprimantes multifonctions, onduleurs, multiprises) de mobiliers (bureaux, chaises chefs de service, chaises agents et visiteurs, chaises plastiques, armoires, splits) et de fournitures de bureau (papiers rame, stylos, gommes, crayons, chemises, sous chemises, boites d’archive, colle à papier, scotches, punaises, trombones, classeurs). En plus les CER ont bénéficié d’une moto, puis d’un tricycle.
Matériel électoral
Le matériel électoral constituant le kit pour un bureau de vote se compose :
- d’une urne,
- d’un isoloir,
- d’un coffre appelé kit operateur BV dans lequel y si trouve: trois (3) gilets tricolores (orange-blanc-vert),
- une serviette buvard bleue,
- quatre (4) grandes enveloppes de format A3 au nom des destinataires, six (6) stylos à bille : 3 rouges et 3 bleus,
- deux (2) crayons à papier, deux (2) gommes,
- deux (2) taille-crayons,
- un flacon d’encre indélébile de haute tenue avec éponge, deux (2) tampons « A VOTE »,
- deux (2) encreurs,
- deux (2) double-décimètres, une agrafeuse,
- une boite d’agrafes,
- une boite de trombones,
- un rouleau de ruban adhésif,
- une calculatrice,
- une boite de punaises,
- six (6) marqueurs (2 rouges, 2 bleus, 2 noirs), une boite de 10 craies blanches,
- un rouleau de ficelle,
- deux (2) appareils d’éclairage à piles,
- deux (2) lots de 3 batteries de recharge des appareils d’éclairage, une perforeuse-dégrafeurs,
- deux (2) paires de ciseaux, un rouleau de sacs plastiques.
Les activités de gestion du matériel dans les tableaux ci-dessous consistent essentiellement au déploiement, au repliement et au stockage, à la mutation et à la mise au rebut.
C. Evaluation du contrôle interne du processus de gestion du matériel de la CEI
L’évaluation du contrôle interne du processus de gestion du matériel de la CEI se fera à partir de la description des taches dans différents tableaux et concernera aussi bien le matériel de fonctionnement des CEL que les kits de bureau de vote.
D. Tableaux descriptifs des taches
Les tableaux ci-dessous présentent la description des différentes tâches.
Tableau N° 8 : Description des tâches et activités du processus de déploiement du matériel de fonctionnement (mobilier)
| Tableau N° 8 : Description des tâches et activités du processus de déploiement du matériel de fonctionnement (mobilier) | |
|---|---|
| CEI | Procédures : Livraison de matériels de fonctionnement |
| Sous-procédure : Mobiliers | |
| Intervenants | Description des tâches |
| Le Secrétariat Général Le prestataire (le cas échéant la Librairie de France) |
|
Tableau N° 9 : Description des tâches et activités du processus de déploiement du matériel de fonctionnement (fournitures de bureau)
| Tableau N° 9 : Description des tâches et activités du processus de déploiement du matériel de fonctionnement (fournitures de bureau) | |
|---|---|
| CEI | Procédures : Matériels de fonctionnement |
| Sous-procédure : Livraison de fournitures de bureau | |
| Intervenants | Description des tâches |
| La sous-direction des moyens généraux Les bénéficiaires |
En ce qui concerne les CEL, soit l’on profite d’une mission pour acheminer les lots, soit un membre de la CEL (Président, CAR, RA) de passage au Secrétariat Général les récupère en émargeant sur une fiche. |
Tableau N° 10 : Description des tâches et activités du processus de déploiement du matériel de fonctionnement (Matériel informatique)
| Tableau N° 10 : Description des tâches et activités du processus de déploiement du matériel de fonctionnement (Matériel informatique) | |
|---|---|
| CEI | Procédures : Matériel de fonctionnement |
| Sous-procédure : Livraison de Matériel informatique | |
| Intervenants | Description des tâches |
| Le Directeur de la DTIC Les informaticiens | réceptionne le matériel informatique puis remet aux informaticiens ; Font :
En ce qui concerne la livraison dans les directions et services, deux cas de figure se présentent : Soit les informaticiens les livrent soit un membre du service ou de la direction vient les chercher. En cas de livraison dans les CEL, les informaticiens impriment un bon de livraison en deux exemplaires :
|
Tableau N° 11 : Description des tâches et activités du processus de déploiement du matériel électoral (kits des bureaux de vote)
| Tableau N° 11 : Description des tâches et activités du processus de déploiement du matériel électoral (kits des bureaux de vote) | |
|---|---|
| CEI | Procédures : Matériel électoral |
| Sous-procédure : livraison (kits des bureaux de vote) | |
| Intervenants | Description des tâches |
| La DOER Le personnel de la CEI Les Présidents Régionaux Les Présidents départementaux Les Présidents sous-préfectoraux Les Présidents de bureau de vote |
|
Après la période électorale, le matériel de fonctionnement des Commissions Electorales Sous-préfectorales, Commissions Electorales Départementales et des Commissions Electorales Communales est replié à l’Antenne Régionale pour être stocké. Par contre, le matériel électoral des différentes Commissions Electorales Locales (CESP, CEC, CED et CER) est quant à lui stocké en département dans des conteneurs.
Tableau N° 12 : Description des tâches du processus de repliement
| Tableau N° 12 : Description des tâches du processus de repliement | |
|---|---|
| CEI | Procédures : Repliement du matériel |
| Sous-procédure : Mobilier | |
| Intervenants | Description des tâches |
| Les Présidents des CEL ou les agents techniques Le chef d’antenne |
|
| CEI | Procédures : Repliement du matériel |
| Sous-procédure : Kit électoral | |
| Intervenants | Description des tâches |
| Les Président des BV Les commissaires locaux Le Chef d’Antenne La DOER |
|
Tableau N° 13 : Procédures de mutation du matériel
| Tableau N° 13 : Procédures de mutation du matériel | |
|---|---|
| CEI | Procédures : Mutation du matériel |
| Sous-procédure : Matériel de fonctionnement des CEL | |
| Intervenants | Description des tâches |
| Le chef d’antenne |
|
Tableau N° 14 : Procédures de destruction ou perte
| Tableau N° 14 : Procédures de destruction ou perte | |
|---|---|
| CEI | Procédures : Destruction ou perte |
| Sous-procédure : Matériel de fonctionnement et Electoral | |
| Intervenants | Description des tâches |
| Les présidents des CEL Le Chef d’antenne |
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Source : nous-mêmes
I.2. Les tests de conformité et de permanence
Les tests de conformité et de permanence se sont avérés infructueux du fait de l’absence de contrôle interne permanant. Ces tests auraient eu pour objectifs d’une part de s’assurer que la description de la procédure est conforme à la réalité (l’existant), et d’autre part que tous les points forts décelés lors de l’évaluation préliminaire (points forts théoriques) se vérifient en pratique de façon permanente.
Les résultats ci-dessous sont présentés à l’issue de l’évaluation.
II. Résultats de l’étude
A l’issue de notre étude, nous pouvons relever les résultats qui suivent en tant qu’insuffisance du contrôle interne :
- manuel de procédure inexistant ;
- contrôles et inventaires permanents non effectués ;
- séparation des fonctions d’enregistrement, de conservation de valeur et de contrôle non effective ;
- bordereaux de livraison facilement accessibles à tous les employés ;
- suivi du matériel (déploiement et repliement) non informatisé ;
- identification du matériel inexistante ;
- suivi des bordereaux de livraison inexistant ;
- mouvements du matériel non enregistré ;
- informations sur les mouvements et états du matériel non centralisés ;
- délais de repliement du matériel longs ;
- entretien du matériel stocké inexistant ;
- logiciel de gestion du matériel inexistante ;
- informations sur la destruction, la perte ou la mutation du matériel inexistantes ;
- responsabilités et tâches relatives à la gestion du matériel dans CEL pas définies.