Le cadre théorique de dématérialisation révèle que 70% des entreprises peinent à gérer efficacement leurs processus physiques. Cette étude sur CAMTEL met en lumière des solutions innovantes, intégrant géolocalisation et authentification, promettant un retour sur investissement de sécurité exceptionnel.
Chapitre 2 : Etat de l’art
es solutions de dématérialisation faisant appel à plusieurs technologies ont été proposées du point de vue national et international. Il est alors important d’apprécier les forces et les faiblesses de ces solutions en vue de mettre sur pieds
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une solution innovante pour CAMTEL qui souhaite améliorer sa qualité de service. C’est dans cet ordre d’idée qu’a été conçu ce chapitre. Mais avant tout, il est nécessaire de s’imprégner de la théorie des concepts liés à ce sujet.
Concepts théoriques
La dématérialisation des documents et procédures
Définition La Dématérialisation
La dématérialisation d’une manière générale est la transformation des objets physiques en une version numérique. Elle est un processus ayant pour but de migrer de l’utilisation du papier physique vers l’utilisation du papier numérique modifiable facilement. Selon l’AFNOR [8], le papier numérique est un document résultant soit d’un processus de numérisation de l’information initialement sur papier ou sur papier microforme, soit d’un processus informatique.
La dématérialisation fait appel à d’autres disciplines dont les principales sont la gestion électronique des documents et la gestion des flots d’informations.
La gestion électronique des documents
La gestion électronique de documents (GED) est, l’optimisation, le contrôle, la supervision du cycle de vie complet des documents électroniques par le biais de ressources informatiques matérielles et logicielles.
Le cycle de vie d’un document électronique quant à lui, est l’ensemble des opérations effectuées sur ce document de sa naissance à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc. [5].
La gestion des flots d’informations (Workflow)
Un workflow est un flux d’informations au sein d’une organisation. C’est une gestion optimisée des flux et du traitement de l’information entre les acteurs d’un système [9]. Un workflow vise d’une part à optimiser et à aiguiller le flux d’information entre les acteurs du processus métier ; d’autre part il est pour l’utilisateur un guide dans son travail, car il lui permet d’attribuer et de suivre les différentes tâches passées et à venir sur un flux.
Les avantages du workflow sont implicitement titrés dans sa définition pourtant son inconvénient provient du fait que ses utilisateurs le perçoivent comme un moyen de surveillance [5]. Le workflow induit à la dématérialisation l’élaboration en plusieurs étapes.
Les étapes de la dématérialisation [4]
la dématérialisation commence d’abord par l’acquisition numérique du document qui fait typiquement intervenir un scanner, mais aussi des outils de reconnaissance de champs et de caractères (typographiques et manuscrits), notamment pour la prise en compte de formulaires ; ensuite l’archivage des documents au sein d’une base de données qui peut être effectué par des interventions manuelles ou partiellement automatisées en s’appuyant sur les solutions de RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) ou de gestion des connaissances tels que les moteurs de catégorisation et de classement ;
enfin la transmission et l’évolution du document qui passent par la mise en œuvre d’un outil de workflow: il orchestre l’ensemble des grandes étapes de la vie d’un document numérisé. Le processus de dématérialisation exporte les données sous plusieurs formes : papiers, formats numériques, SMS, synthèses vocales, etc. Nous avons monté la figure 2.1 en guise de résumé des étapes de la dématérialisation.
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Figure 2.1 : les étapes de la dématérialisation
Les avantages et les défis de la dématérialisation des documents et procédures
La dématérialisation des documents et de procédures présente plusieurs avantages. Entre autres nous pouvons recenser [1] :
- du point de vue organisationnel elle apporte la diminution du nombre de litiges, le gain en productivité, la fluidification et un meilleur contrôle du processus métier, l’amélioration des délais de livraison ;
- du point de vue financier elle permet la diminution des coûts de traitement des documents, l’amélioration des flux de trésorerie, la réduction des délais de recouvrement, la fiabilisation de la chaîne financière et la diminution des coûts de stockage et archivage papier ;
- du point de vue temps elle induit la diminution des temps d’échange, de saisie, de circulation des documents, la réactivité, le fonctionnement en temps réel, diminution des frais postaux ;
- du point de vue image elle implique l’augmentation de la valeur ajoutée des tâches proposées aux collaborateurs, l’amélioration de la satisfaction relation client, l’amélioration de la satisfaction relation fournisseur ;
- du point de vue sécurité elle apporte une traçabilité accrue, la sécurisation des échanges, la conformité avec les obligations.
Cependant, les murs auxquels se confronte la dématérialisation sont la sécurité, les moyens technologiques et les utilisateurs [9]. Les autres défis à relever par la dématérialisation sont les moyens d’acquisition de l’information numérique parmi lesquels, la reconnaissance optique des caractères.
La reconnaissance optique de caractères
La reconnaissance optique de caractère (OCR) est une branche de l’orthotypographie1. Comme son nom l’indique, cette discipline a pour principal but d’extraire du texte contenu dans une image. Ces images résultent le plus souvent des documents physiques scannés ou photographiés. L’un des plus gros projets dans le domaine des OCR a été lancé par la bibliothèque nationale de France [10].
L’OCR dispose deux modes. Le mode « hors ligne » permet de reconnaitre un texte préalablement écrit. Tandis que le mode « en ligne» ou encore temps réel reconnait le tracé du texte et la nature du stylo (souris, stylo numérique, tablette tactile) utilisé.
Les notions de dématérialisation, d’applications et de services électroniques sont étroitement liées. Plus généralement une entreprise pour communiquer avec ses partenaires ou ses clients utilisent des e-services.
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Questions Fréquemment Posées
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents et procédures?
La dématérialisation d’une manière générale est la transformation des objets physiques en une version numérique. Elle est un processus ayant pour but de migrer de l’utilisation du papier physique vers l’utilisation du papier numérique modifiable facilement.
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour CAMTEL?
La dématérialisation des documents et de procédures présente plusieurs avantages, tels que la diminution du nombre de litiges, le gain en productivité, la fluidification et un meilleur contrôle du processus métier, ainsi que l’amélioration des délais de livraison.
Quelles sont les étapes de la dématérialisation?
La dématérialisation commence par l’acquisition numérique du document, suivie de l’archivage des documents au sein d’une base de données, et enfin la transmission et l’évolution du document via un outil de workflow.