Le modèle d’audit opérationnel est appliqué pour analyser la gestion du matériel électoral de la Commission Électorale Indépendante de Côte d’Ivoire entre 2010 et 2013. L’étude identifie les faiblesses du contrôle interne et propose des recommandations pour améliorer l’efficacité de la gestion.
- Modèle d’analyse
Le modèle d’analyse retenu pour la réalisation de cette étude est calqué sur la démarche d’audit opérationnel, de même que les outils et techniques utilisés par l’auditeur pour l’accomplissement de ces travaux.
Prise de connaissance générale
La première étape dans la réalisation de cet audit est la prise de connaissance générale de la CEI et de son processus de gestion du matériel.
Cette prise de connaissance se fera en deux étapes : la collecte des informations et l’utilisation de ces informations.
Collecte des informations
Comme informations générales sur la structure, nous aurons besoins :
- des lois ;
- des décrets;
- des arrêtés ;
- du statut et règlement intérieur ;
- de l’organigramme ;
- des informations sur la nature des activités ;
- des informations sur le style de management de la direction.
Les informations spécifiques au processus de gestion du matériel que nous utiliserons sont les suivantes :
- les inventaires;
- les rapports de mission;
- les bordereaux;
- les demandes d’équipement;
- les bons de livraison ;
- les fiches d’immobilisation;
- les bons d’entrée ;
- les fiches de mutation;
- les délais et modes de repliement du matériel;
- le volume du matériel récupéré;
- les rapports sur les stocks obsolètes, inutilisables ;
- les procès-verbaux de réception ;
- les bulletins de sortie ;
- le type de matériel (informatique, meuble, kit de bureau de vote) ;
- la fréquence d’utilisation du matériel (quotidienne, périodique, séquentielle) ;
- les activités ou opérations à exécuter ;
- les types d’utilisateur.
Ces informations générales et spécifiques pourront être obtenues par les techniques suivantes :
- l’analyse documentaire, essentiellement basée sur la consultation des rapports d’activités;
- les entretiens avec les différents responsables et le personnel intervenant dans la gestion du matériel qui sera l’occasion de connaître les activités, le style de management de la direction, le rôle et les attributions de chaque intervenant;
- la visite des sites d’exploitations qui permet de s’enquérir de la situation et de la sécurité du stock de matériel.
Utilisation des informations collectées
Ces informations collectées serviront à déterminer les facteurs et zones de risque, à ressortir les risques inhérents au processus de gestion du matériel de la CEI et de ce fait, à orienter notre étude.
Evaluation du système de contrôle interne
Cette étape, comme nous l’avons décrite plus haut, passera par l’appréciation de l’existant du contrôle interne qui se traduit par une prise de connaissance détaillée du contrôle interne du processus de gestion du matériel et la mise en œuvre d’un test de conformité pour s’assurer que la description des tâches et des activités par le personnel correspond à la conception, puis par la réalisation d’un test de permanence pour confirmer l’application permanente des points forts détectés à l’issue du premier test.
Pour la réalisation de cette étape, nous aurons recours à l’appréciation de l’existant du contrôle interne et de sa permanence.
Appréciation de l’existant du contrôle interne
Pour l’appréciation de l’existant du contrôle interne nous utiliserons comme outils :
- la conversation d’approche avec les différents intervenants du processus, qui nous permettra de reconstituer les procédures à partir des informations obtenues ;
- l’analyse des circuits par diagramme, qui nous assurera de la bonne application des procédures ;
- les questionnaires de contrôle interne, qui permettent d’identifier le dispositif de contrôle spécifique à chaque étape du processus de gestion du matériel et par conséquent d’identifier les faiblesses ;
- l’observation physique, pour assister à la réalisation des procédures, mieux les comprendre et vérifier leur correcte application ;
- les grilles d’analyse de contrôle interne, pour éventuellement repérer les cumuls de fonctions ou de tâches incompatibles.
Appréciation de la permanence du contrôle interne
L’appréciation de la permanence du contrôle interne passera par :
- les conclusions relatives à l’existant, en d’autres termes les points forts et les points faibles du système ;
- la répétition de traitement, pour refaire le traitement ou contrôle effectué par le personnel ;
- la vérification par sondages à partir d’échantillons que les points forts de l’existant fonctionnent de manière permanente.
Schématisation du modèle d’analyse
Le schéma ci-dessous présente le modèle d’analyse de la CEI. Il précise les principales étapes, les travaux réalisés au cours de ces étapes et les techniques et outils utilisés pour leurs réalisations.
| Figure N°2 : Schéma du modèle d’analyse de la CEI | ||
|---|---|---|
| Principales étapes | Travaux à réaliser | Techniques & Outils |
| 1 Prise de connaissance | Recherche et utilisation des informations | – Interviews – Analyse documentaire |
| 2 Appréciation du contrôle interne | Tests de conformité | – Flow-chart – Observation physique |
| Tests de permanence | – sondages – Répétition de traitement – L’observation | |
Source : Nous-même
CONCLUSION DE LA PARTIE THEORIQUE
Ainsi s’achève la première partie de notre étude, consacrée d’une part à la présentation des Techniques de Contrôle interne et d’autre part aux fondamentaux de la gestion du matériel.
L’objectif que nous poursuivons par l’évaluation du contrôle interne est de s’assurer que les dispositifs mis en place par la CEI permettent la maîtrise des risques du processus de gestion du matériel et assurent au mieux la sauvegarde du patrimoine de la structure.
Nous allons à présent essayer, grâce à notre modèle d’analyse théorique mis en place, d’examiner de manière pratique les systèmes, méthodes et procédures utilisées par la CEI pour sécuriser son matériel.