Le contrôle interne du matériel électoral est analysé à travers les procédures de gestion de la Commission Électorale Indépendante de Côte d’Ivoire entre 2010 et 2013. L’étude identifie les faiblesses du système et propose des recommandations pour améliorer l’efficacité de la gestion électorale.
Contrôle interne du processus de gestion du matériel
Cette section permettra d’avoir une meilleure vue du contrôle interne du processus de gestion du matériel.
RENARD (1998) décompose le contrôle interne en six dispositifs ou composantes qui sont :
- les objectifs,
- les moyens,
- le système d’informations et de pilotage,
- l’organisation,
- les méthodes et procédures,
- la supervision.
Selon COOPERS & LYBRAND et l’Institut Français de l’Audit et du Contrôle Interne (« IFACI » 1998), le contrôle interne est composé de cinq parties, à savoir :
- l’environnement de contrôle,
- l’évaluation des risques,
- les activités de contrôle,
- l’information et la communication,
- le pilotage.
L’une ou l’autre des deux approches satisfait aux objectifs de contrôle interne. Toutefois, nous retiendrons celle de Coopers & Lybrand et l’IFACI pour présenter le dispositif de contrôle interne du processus de gestion du matériel de la CEI, car elle se rapproche de la démarche nécessaire à notre étude.
Environnement de contrôle du processus de gestion du matériel
L’environnement de contrôle est, comme nous l’avons souligné plus haut, l’essence même de toute organisation. Il en constitue le socle et le moteur et comprend :
- l’organisation de la gestion du poste matériel
- les méthodes et procédures du processus de gestion du matériel
- les moyens.
Organisation de la gestion du poste matériel
L’organisation de gestion du poste matériel comporte plusieurs étapes : l’acquisition du matériel, l’identification, l’affectation, l’exploitation et la sortie en cas de destruction, de vente ou de session.
Le risque de perte doit être géré à toutes ces étapes.
Processus de gestion du matériel
Le processus de gestion comprend essentiellement l’acquisition, la conservation, le suivi, l’inventaire, l’assurance de l’actif.
- Le traitement de l’acquisition, création ou amélioration du matériel
De prime abord, il est fondamental que le matériel à acquérir le soit en conformité avec les besoins de l’entreprise dans les meilleures conditions. Pour cela, il est nécessaire :
- Que soit établi un budget des investissements ;
- Que chaque investissement fasse l’objet d’un projet individuel, la réalisation de chaque projet devant faire également l’objet écrit d’une autorisation émanant d’une personne dûment habilitée ;
- Que soient établies l’utilité et la rentabilité pour chaque opération d’investissement ;
- Qu’une consultation des fournisseurs soit faite pour permettre une acquisition dans les meilleures conditions ;
- Que soit mise en place une technique permettant une nette distinction entre les dépenses d’investissement et celle de fonctionnement.
A l’acquisition :
- Que la réception du matériel commandé soit assurée par un service jouissant d’une certaine autonomie de fonctionnement vis-à-vis des services d’approvisionnements (dont le rôle est de choisir les fournisseurs et d’établir les bons de commande) et de magasinage (dont le rôle est de recevoir, enregistrer et stocker le matériel livrés), et du service trésorerie (chargé du règlement des factures),
- Que soit établi à chaque réception un bon de réception (bon d’entrée) prénuméroté, daté et signé.
- Qu’au moins trois exemplaires du bon de livraison soient établis pour les destinations approvisionnement, magasin et comptabilité.
- La conservation
Pour la conservation, il est impérieux de tenir une fiche d’entretien des immobilisations. Selon l’importance des immobilisations dans les entreprises, la maintenance devra être assurée par un service ou une équipe. Au besoin, des contrats d’entretien seront conclus avec des structures ou personnes spécialisées, et des inspections périodiques organisées.
- Le suivi du matériel
Le suivi du matériel suppose une comptabilisation correcte de chaque matériel et de chaque opération à partir d’une procédure et de pièces comptables, notamment par un système de fiches indiquant pour chaque bien :
La désignation
Le code
L’emplacement
Les dates d’acquisition, d’installation, et de mise en service
La valeur de l’assurance
Le taux d’amortissement
Le montant des amortissements pratiqués chaque année
Les conditions de sortie du patrimoine
Les dépenses d’entretien et de réparation engagées
- L’inventaire physique du matériel
Au sens juridique, l’inventaire est un document donnant l’état descriptif et estimatif du patrimoine d’une entreprise. L’inventaire du matériel est donc un recensement exhaustif de l’ensemble de leurs éléments constitutifs et leur valorisation.
L’objectif visé par l’inventaire physique est la confirmation de l’existence physique d’un élément d’actif. Ce travail doit être conduit avec ordre, méthode et précision. Les éléments à prendre en considération sont :
- Les biens appartenant à l’entreprise se trouvant dans les différentes directions et représentations, y compris dans les magasins ;
- Les biens confiés à des tiers à titre de dépôt ou à titre de location.
Outre leur caractère légal et obligatoire, les inventaires physiques présentent, du point de vue de la gestion courante des entreprises, la meilleure sécurité pour la conservation du patrimoine et la fiabilité de la comptabilité.
- L’assurance du matériel
Le matériel de l’entreprise doit être correctement assuré. Cette assurance doit couvrir les risques principaux que sont l’incendie, le vol, la responsabilité civile etc. Les mesures nécessaires doivent également être prises pour que les biens concernés par la police soient la propriété de l’entreprise et qu’ils existent effectivement. Enfin, dans la mesure du possible, toute nouvelle acquisition de matériel doit être immédiatement couverte par une police d’assurance. Une révision des contrats doit pouvoir être entreprise chaque fois que le risque couvert varie.
- La sortie d’actif du matériel
La sortie du matériel du patrimoine a lieu par l’un des faits suivants :
la cession ;
la mise au rebut ou la destruction ;
la disparation ou le vol.
Lorsque la cause du désinvestissement relève de la volonté de l’entreprise (cession, mise au rebut ou destruction), l’opération doit faire l’objet d’une décision de l’autorité compétente.
Dans le respect des règles de bonne gestion, l’entreprise ne doit se séparer que des seuls matériels dont la possession ne présente plus d’intérêt pour elle. Et, des dispositions nécessaires doivent être prises pour que le matériel sorti ne continue plus à être porté dans les états financiers et à être amorti.
Moyens
Les moyens nécessaires à la bonne exécution du processus de gestion du matériel sont d’ordres divers. Cependant, nous pouvons les regrouper en trois catégories, à savoir :
- les moyens humains ;
- les moyens techniques et matériels ;
- et les moyens financiers.
- Les moyens humains
Il s’agit des personnes de l’entreprise qui animent les différentes fonctions ou les services que traverse le processus de gestion du matériel. Les moyens humains représentent l’effectif de tous ceux qui sont concernés par la gestion du matériel, leur compétence, leur qualification et leur expérience.
La nécessité des moyens humains est soulignée par la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes CNCC (1992 : 23) sénégalaise en ces termes : « sans un personnel qualifié, c’est- à-dire ayant une compétence et la formation correspondant aux tâches qui lui sont confiées et consciencieux, tout le système est voué à l’échec ».
En se référant à ces assertions, le personnel du processus de gestion du matériel doit avoir la qualification, la compétence et les valeurs d’éthique pour accomplir les tâches exigées.
Pour cela, il faut mettre les hommes qu’il faut à la place qu’il faut en nombre suffisant pour satisfaire les exigences de performances du processus.
- Les moyens techniques et matériels
Selon BECOUR & BOUQUIN (1996), il s’agit essentiellement des techniques de gestion. L’utilisation de l’outil informatique (logiciels, portables, etc.) assure les besoins de rapidité et de fiabilité de transmission des informations de suivi telles que le traitement des amortissements, l’inventaire, la localisation.
Aux outils informatiques, il faut ajouter les documents suivants tels que les bordereaux (livraison, réception…), les fiches (stockage, inventaire…), le matériel d’étiquetage …
Tous ces moyens humains et techniques exigent des moyens financiers.
- Les moyens financiers
Les moyens humains et techniques ne peuvent voir le « jour » sans moyens financiers, c’est-à- dire le financement nécessaire pour la mise en œuvre. Par exemple il faut des moyens financiers pour le conditionnement et l’entretien des stocks.
Evaluation des risques
L’évaluation des risques consiste en l’identification des facteurs susceptibles d’affecter la réalisation des objectifs. C’est pourquoi il convient de définir des objectifs (quantitatifs et qualitatifs) avant d’identifier les risques qui peuvent impacter leur réalisation.
Pour identifier les zones à risque, l’auditeur va devoir procéder à un arbitrage à voir dont va dépendre le contenu de son rapport d’orientation. Pour chaque processus de l’activité à auditer, l’arbitrage se fera entre l’existence ou non d’un contrôle interne jugé nécessaire et la qualification importante, moyenne ou faible du risque correspondant.
Activités de contrôle
Les activités de contrôle sont essentiellement le respect des normes et procédures qui contribuent à garantir la mise en œuvre des orientations émanant du management. Ainsi, distingue-t-on les contrôles suivants :
- Le contrôle par direction ou par activité qui analyse les performances réalisées par la sous-direction Moyens Généraux et de la sous-direction Logistique et Reprographie en termes de technique de déploiement et d’exploitation du matériel. Par les Commissions Electorales Locales (CEL) en termes de récupération de matériel et par les Commissions Electorales Régionales (CER) en termes de centralisation et d’entretien du matériel.
- Le contrôle du traitement des données qui vérifie l’exactitude, l’exhaustivité et l’autorisation de l’utilisation du matériel. Les données saisies étant vérifiées par pointage à des éditions ou par rapprochement automatique à des fichiers de contrôle.
- Le contrôle physique du matériel, des stocks, des titres, des disponibilités et des autres actifs qui font l’objet d’une protection physique et d’inventaires périodiques dont les résultats sont rapprochés des données théoriques.
- Le contrôle de certains indicateurs de performance.
- Le contrôle de la séparation des tâches, afin de réduire les risques d’erreurs et d’irrégularités, les tâches étant réparties entre le personnel. Par exemple le traitement des demandes de matériel, l’examen de l’utilité de la demande, la validation et le contrôle de bon de livraison étant effectués par des personnes différentes.
Informations et communications
Le système d’informations concerne tout le processus de gestion du matériel, depuis l’acquisition jusqu’à la sortie. Il permet d’identifier, de recueillir, puis de diffuser ces données. Le système d’informations du processus de gestion du matériel doit fournir des données fiables, exhaustives, disponibles et opportunes, afin d’assurer la maîtrise du processus. Par exemple, les informations sur les inventaires doivent permettent de maitriser le niveau de stock et la localisation des biens pour mieux répondre aux sollicitations. De même, les informations courantes, par exemple l’état du matériel, permettent d’apprécier l’utilité. Toutes ces informations sont fondamentales à l’exploitation adéquate du matériel.
Pilotage
Les opérations de pilotage permettent de vérifier que le contrôle interne fonctionne efficacement. Ce processus implique l’évaluation critique, par le personnel approprié, de la manière dont les contrôles sont conçus, des délais d’exécution et de la façon dont sont prises les mesures nécessaires.
Le pilotage doit donner l’assurance d’une correcte évaluation du matériel, d’une comptabilisation exhaustive, d’une élimination des risques de double comptabilisation ou d’omission, d’une détection facile des erreurs d’enregistrement, etc.