L’audit de la gestion du matériel électoral de la Commission Électorale Indépendante (CEI) de Côte d’Ivoire, entre 2010 et 2013, met en lumière les faiblesses du système de contrôle interne. Des recommandations sont proposées pour améliorer l’efficacité et la transparence de la gestion du matériel électoral.
PREMIERE PARTIE
CADRE THEORIQUE DE L’AUDIT DE LA GESTION DU MATERIEL
Cette partie de notre étude, a pour objectif de faire comprendre l’audit de la gestion du matériel électoral de la CEI à travers deux chapitres.
Le premier chapitre abordera l’audit et le contrôle interne dans la gestion du matériel.
Le deuxième chapitre exposera les fondamentaux de la gestion du matériel et le modèle d’analyse retenu pour réaliser notre étude.
CHAPITRE I : L’AUDIT ET LE CONTROLE INTERNE DANS LA GESTION DU MATERIEL
Dans ce chapitre, nous définirons l’audit et sa corrélation avec le contrôle interne, avant de passer en revue le dispositif classique du contrôle interne et celui appliqué à la gestion du matériel.
Notion d’audit et sa corrélation avec le contrôle interne
Une définition de l’audit associée à son lien avec le contrôle interne constituera ce sous- chapitre.
Définition et objectif de l’audit
Il existe plusieurs définitions de l’audit. Mais nous retenons celle de Wikipédia qui prend en compte toutes les dimensions : « L’audit est une expertise professionnelle effectuée par un agent compétent et impartial aboutissant à un jugement sur les états financiers, le contrôle interne, l’organisation, la procédure ou une opération quelconque d’une entité ».
Il s’agit donc d’opérations d’évaluations, d’investigations, de vérifications, ou de contrôles regroupés sous le terme d’audit, en raison d’exigences réglementaires ou normatives.
De ce qui précède, l’objectif de l’audit est de s’assurer que le produit généré est conforme aux normes.
Corrélation entre audit et contrôle interne
L’audit permet :
- de nous renseigner sur l’existence de contrôle interne ;
- de nous renseigner si le contrôle interne est pratiqué ;
- de nous assurer que le contrôle interne est adapté et efficient.
Le contrôle interne est la base sur laquelle s’appuie l’audit.
Dispositifs classiques du contrôle interne
L’objectif de ce sous chapitre est de rappeler les mesures généralement appliquées pour sécuriser le patrimoine de l’entreprise.
Définition et rôles du contrôle interne
Nous définirons le contrôle interne dans la première sous-section puis dans la seconde, nous préciserons son rôle dans l’organisation.
Définition du contrôle interne
Le contrôle interne selon (COOPERS & LYBRAND, 2000 : 24) est : « le processus mis en œuvre par le conseil d’administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants :
- l’exécution et l’optimisation des opérations ;
- la fiabilité des informations financières ;
- la conformité aux lois et aux règlements en vigueur ».
Le contrôle interne est un processus intégré et dynamique qui s’adapte constamment aux changements auxquels une organisation est confrontée.
Le personnel, à chaque niveau de responsabilité, doit être impliqué dans ce processus afin de traiter les risques et fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des missions de l’organisation et des objectifs généraux.
1.2.1.1. Rôles du contrôle interne
La nécessité du contrôle interne apparaît dans le fait que la législation impose aux entreprises remplissant certaines conditions de désigner un commissaire aux comptes pour évaluer le caractère fidèle des comptes annuels et faire un rapport de ceux-ci aux acteurs socio- économiques (fournisseurs, bailleurs de fonds, banquiers, personnels, clients, actionnaires, Etat,…). Ces acteurs qui sont les partenaires de l’entreprise ont besoin de s’assurer de sa bonne santé économique et financière et de la confiance qu’ils peuvent lui accorder.
Objectifs du contrôle interne
Dans la définition de Coopers & Lybrand donnée ci-dessus figurent les objectifs du contrôle interne. Ces objectifs peuvent cependant être éclatés en plusieurs sous objectifs pour mieux cerner leurs contenus.
Objectifs généraux
Les objectifs généraux du contrôle interne sont de construire et de conserver une image favorable au sein du secteur et auprès des parties prenantes, de présenter des états financiers fiables aux partenaires, et d’agir en conformité avec les lois et règlement. SAMBE et DIALLO concluent que : « le contrôle interne s’analyse ainsi comme une discipline générale de gestion qui s’applique en permanence à tous les aspects de l’activité de l’entreprise (patrimoine, hommes, informations) et dont les objectifs visent à assurer la pérennité de l’entreprise ».
Objectifs spécifiques
Les objectifs spécifiques assurent ou favorisent (et non garantissent) suivant le cas :
- la protection et la sauvegarde du patrimoine ;
- la qualité de l’information, dont la fiabilité des données financières ;
- la conformité aux lois et règlements en vigueur ;
- l’application d’une gestion ordonnée, efficace et efficiente des activités, des plans et procédures, ainsi que les instructions de la direction ;
- la réalisation et l’optimisation des opérations, et l’amélioration des performances ;
- la prévention des erreurs ou des fraudes.
Principes généraux du contrôle interne
Les principes généraux du contrôle interne se résument essentiellement à :
- La séparation des fonctions :
- de réalisation de l’objet social (il s’agit des services achats, recherche, fabrication, technique, commercial, personnel…) ;
- de conservation du patrimoine (des services chargés de la conservation ou de l’entretien des immobilisations, du stock et du disponible) ;
- de comptabilité (des opérations d’enregistrement et d’établissement des états financiers) ;
- de contrôle (des services chargés des différents contrôles dans l’entreprise)
- La limitation de l’accès aux actifs (d’un système de protection des actifs monétaires et des actifs non monétaires).
- La comparaison périodique des soldes comptables avec les actifs réels (les deux modalités pour effectuer cette comparaison sont l’inventaire physique et les recoupements externes).
- Les lignes de responsabilité clairement définies et l’utilisation d’un personnel adapté (mise en œuvre d’un système cohérent d’autorisation, d’exécution et de coordination entre différents services).
- L’enregistrement des opérations comptables, c’est-à-dire :
- l’enregistrement fiable des données pour leur montant dans la période adéquate, et dans les comptes appropriés ;
- l’existence du système de preuve par le biais de la conservation des pièces justificatives probantes ;
- la fiabilité des états financiers.