L’analyse de la gestion du matériel électoral de la Commission Électorale Indépendante (CEI) de Côte d’Ivoire, entre 2010 et 2013, met en lumière les faiblesses des systèmes de contrôle interne. Des recommandations pratiques sont proposées pour améliorer l’efficacité de la gestion électorale.
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DIAGNOSTIQUE DE LA GESTION DU MATERIEL DE LA CEI
Dans la première partie de notre étude, nous avons mis l’accent sur les fondements d’une bonne gestion du matériel, le dispositif de contrôle interne et la démarche d’audit opérationnel.
Nous avons synthétisé le tout par l’élaboration d’un schéma d’analyse inspiré de la démarche d’audit opérationnel.
La deuxième partie de notre étude, s’articulera autour des chapitres suivants :
- le premier chapitre présentera la méthodologie de collecte de données pour la réalisation pratique de l’audit, puis exposera sur la présentation générale de la structure qui nous accueille dans le cadre de notre étude ;
- le second chapitre présentera les résultats obtenus à l’issue de l’audit et des analyses qui en découlent ;
- et pour terminer, nous ferons quelques recommandations sur le système de contrôle interne analysé.
CHAPITRE I : METHODOLOGIE DE COLLECTE DES DONNEES ET PRESENTATION DE LA CEI
Ce chapitre décrit la méthodologie de collecte des données pour la conduite de nos travaux et l’organisation des activités de la CEI.
I.1. Méthodologie de collecte des données
A la suite du modèle d’analyse retenu, nous avons adopté une méthodologie qui va préciser les outils et techniques de collecte de données, la méthode d’échantillonnage et le procédé d’analyse des résultats.
I.1.1. Outils et techniques de collectes de données
I.1.1.1. Prise de connaissance générale du processus de gestion du matériel
Les outils et techniques de collectes de données sont choisis en fonction des objectifs de l’étude et des différentes étapes de notre modèle d’analyse.
I.1.1.1.1. L’entretien
Par entretien avec certains animateurs des Directions Administrative et Finances (DAF), Operations Electorales et Référendaires (DOER) notamment les sous-directions moyens généraux (SDMG) et logistique et reprographie (SDLR), ainsi que certains membres du service en charge des structures déconcentrées, nous avons pu collecter quelques informations relatives à la prise de connaissance.
I.1.1.1.2. L’analyse documentaire
Les documents que nous avons consultés sont les suivants :
- les rapports de mission ;
- l’organigramme de l’institution ;
- les documents et pièces propres au processus gestion, entre autres les bordeaux de livraison, les décharges, les fiches d’émargement …
I.1.1.1.3. La visite des sites
La visite de certains locaux, notamment l’entrepôt et certaines Commissions Electorales Locales (CEL). Les activités et missions, nous ont permis d’apprécier le processus de livraison, d’exploitation, de conservation et de sécurité du matériel électoral et le matériel de fonctionnement des CEL.
L’entrepôt est le lieu où est stocké tout le matériel électoral. Il sert de lieu de conditionnement de tous les kits de bureau de vote et de déploiement dans les CEL.
Les Commissions Electorales Locales sont les représentations de la CEI dans les différentes circonscriptions administratives territoriales, comme le montre la figure N° 3 ci-dessous.
Les CEL se décomposent comme suit, en :
- Commissions Electorales Sous-préfectorales (CESP) qui sont les représentations dans les sous-préfectures ;
- Commissions Electorales Communales (CEC) qui sont les représentations dans les communes ;
- Commissions Electorales Départementales (CED) qui sont les représentations dans les départements dont dépendent les CESP et les CEC ;
- Commissions Electorales Régionales (CER) qui sont les représentations dans les régions dont dépendent les CED.
Schéma N° 3 : Répartition Administrative des CEL
[8_img_1]
[8_img_2]
CESP
CER
CED
CEC
I.1.1.2. Appréciation de l’existant du contrôle interne
I.1.1.2.1. La conversation d’approche
Nous nous sommes entretenus avec les intervenants pour qu’ils décrivent leurs tâches dans le processus de gestion du matériel électoral.
Nous avons pu constater les situations suivantes avant et après les élections.
Avant les élections :
- le personnel du Secrétariat Général confectionne les kits de Bureau de Vote (BV) à l’entrepôt de la CEI à Abidjan, puis les entrepose par région avant de les acheminer dans les différents départements ;
- les présidents des CED les réceptionnent dans les départements et les acheminent à leur tour dans les CESP et CEC ;
- les présidents des CESP les réceptionnent et les acheminent dans les bureaux de vote ;
- Les présidents des BV en bout de chaine les réceptionnent et en font usage.
Après les élections :
- les présidents des BV restituent le matériel aux CESP ou CEC ;
- les CESP réceptionnent et stocke dans leur local ;
- les agents techniques les récupèrent dans les CESP ou CEC et les stockent dans les conteneurs départementaux ;
- à l’approche d’une nouvelle échéance électorale, la Direction des Opérations Electorales et Référendaire (DOER) récupère les kits operateurs BV dans les conteneurs et les achemine à l’entrepôt d’Abidjan pour les reconstituer.
I.1.1.2.2. Le circuit par diagramme ou par Flow-chart
A l’aide des notes descriptives des procédures de gestion du matériel recueillies auprès des différents intervenants, nous avons construit des Flow-chart pour donner une vue synoptique de la circulation du matériel, des documents utilisés et des tâches exécutées. Cela nous a permis de construire le schéma du circuit du matériel électoral ci-dessous.
En ce qui concerne les techniques de contrôle, en dehors des liaisons entre les CED et l’entrepôt où des bons de livraison ou des décharges de réception sont signées, il faut noter qu’il n’existe pas de procédures et chacun essaie à son niveau de mettre en place son système de contrôle.
Figure N° 4 : Schéma du circuit du matériel électoral
[8_img_3]
[8_img_4]
CED
CESP
CEC
BV
| Entrepôt |
Avant les élections Après les élections
I.1.1.2.3. Le questionnaire de contrôle interne
Nous avons adressé un questionnaire de contrôle interne constitué en majorité de questions fermées posées aux Chefs d’Antenne Régionale (CAR) et à certains présidents de CEL à chaque niveau de la pyramide de la circonscription administrative. Le choix de ces personnes répond au besoin de rechercher des points forts et des points faibles de leur conception du système de contrôle interne, puis d’identifier les limites de la procédure de gestion du matériel.
De ces questionnaires nous pouvons résumer la gestion du matériel dans les CEL comme suit : La veille des élections, chaque président de BV valide le contenu du kit électoral avec un membre de la CEL par un contrôle exhaustif au lieu du déploiement (CEL, gendarmerie, police, préfecture, sous-préfecture …) ;
A jour J-1 ou à jour J selon les distances où se trouvent les Lieux de Vote (LV) le président du BV prend possession du matériel électoral qui lui est dévolu et va dans son lieu d’affectation avec le matériel réceptionné ;
A la clôture de son BV, le président du BV va restituer le matériel au lieu de compilation (Préfecture, sous-préfecture…) des résultats de la CEL. Ce matériel sera réceptionné par une équipe de commissaires commise à la tâche qui le récupère et se charge du convoyage et du stockage de celui-ci à la CEL ;
Le chef d’antenne régionale procède au repliement du matériel des CEL vers les conteneurs dans les départements.
I.1.1.2.4. Les grilles d’analyse de contrôle interne
Nous avons élaboré à partir des procédures décrites, une grille d’analyse de contrôle interne qui permet d’apprécier la répartition des tâches et la séparation des fonctions incompatibles.
I.1.1.2.5. L’observation physique
Nous avons procédé à l’observation des tâches pour corroborer l’exactitude des propos recueillis auprès des :
- logisticiens,
- informaticiens,
- chefs d’antennes régionales,
- présidents de CEL
I.1.1.3. Appréciation de la permanence du contrôle interne
I.1.1.3.1. La répétition de traitement
Nous avons procédé à l’observation d’une répétition de mission de livraison et de repliement du matériel de fonctionnement des CEL et du matériel électoral. Nous avons suivi d’une part le déplacement du matériel électoral depuis l’entrepôt d’Abidjan jusqu’aux bureaux de vote en passant par les CEL et d’autre part des bureaux de votes aux conteneurs départementaux en passant toujours par les CEL.
De même, nous avons suivi la livraison du matériel de fonctionnement des CEL depuis l’entrepôt d’Abidjan à la CESP d’une part, et d’autre part le repliement du matériel de la CESP au conteneur.
De ces observations, nous avons pu constater la variabilité du contrôle interne lors de l’évaluation préliminaire.
I.1.1.3.2. Le sondage
Pour des raisons d’efficacité, nous avons étudié le traitement de certaines transactions et non pas toutes les transactions. Ce qui nous aurait amené à faire un full audit.
I.1.2. Méthode par échantillonnage
Cette méthode nous a permis de restreindre par exemple le nombre de CEL à observer et de personnes à entretenir.
Sur les 32 personnes qui composent l’effectif des chefs d’antenne régionale, nous nous sommes entretenus avec quinze (15) chefs d’antennes, puis avec trois (3) Présidents de CER, trois (3) présidents de CED, dix (10) présidents de CESP et (10) agents techniques.
Nous avons choisi ces personnes parce qu’elles ont en charge la gestion et l’exploitation du matériel dans les CEL.
Pour la réalisation du test de conformité et de permanence, nous avons suivi l’exécution de deux (2) missions de livraison de matériels informatique, une (1) livraison de matériels roulants et trois (3) livraisons du matériels électoraux. Nous avons également observé deux (2) processus de repliement du matériel électoral des CESP, CED et CEC vers les conteneurs.
Il faut souligner également que les transactions analysées sont uniquement celles des élections de sortie de crise (présidentielle d’octobre et novembre 2010 et législatives 2011) et des élections locales (conseillers municipaux et régionaux) qui ont suivi.
I.1.3. Procédé d’analyse des résultats
Les différents résultats obtenus au moyen des techniques et outils utilisés seront analysés de la façon suivante :
- Concernant les forces du contrôle interne, nous montrerons en quoi elles constituent un atout pour la CEI,
- et pour les faiblesses, d’en donner les risques associés.
A cet effet, des tableaux de synthèses des forces, faiblesses et risques associés seront établis.