Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?

Thème : 

Conservatoire National Des Arts Et Métiers – Institut National Des Techniques De La Documentation
Mémoire pour obtenir le Titre professionnel « Chef de projet en ingénierie documentaire » INTD – 5 novembre 2019
Les Articles

Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

7 Le logiciel de gestion d’archives

Enfin, parmi les solutions préconisées, la plus puissante semble être l’utilisation d’un logiciel de gestion d’archives. Elle est adaptée à un troisième niveau de besoins, permettant des actions plus complexes.

Plusieurs sociétés de conseils en ingénierie documentaire ont réalisé des études comparatives des différentes offres disponibles sur le marché.

On peut citer par exemple celle du Bureau Van Dijck, Progiciels de gestion intégrée d’archives : étude multiclients (2003) 8, FERCHAUD, celle de la Serda, Archivage électronique et records management : le marché et les besoins (2008) 14, SERDA, ainsi qu’un panorama des logiciels de gestion d’archives, proposé par les Archives de France18.

7.1 Les principales fonctionnalités

Les logiciels de gestion d’archives proposent tous une offre similaire de fonctionnalités de base, complétées par des aptitudes plus spécifiques.

Peu de logiciels sont exclusivement dédiées aux entreprises ; la majorité d’entre eux s’adresse à la fois aux entreprises et aux administrations. Ils

Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage

Quatrième partie : Les solutions envisagées

5 Externaliser l’archivage

Dans cette partie, on envisage une solution correspondant à un premier niveau de besoins, nécessitant une faible implication de l’entreprise.

Cette technique d’archivage, en raison du mode « à distance », s’applique en priorité aux documents dont l’utilité n’est plus directe pour la gestion des affaires et dont la consultation est peu fréquente.

Cela convient particulièrement aux archives à valeur probante, susceptibles d’être demandées en cas de contentieux. L’archivage à distance peut être soit entièrement externalisé, soit seulement partiellement.

Dans le premier cas, l’entreprise confie la gestion complète de ses archives à un tiers archiveur.

Selon la SERDA, «le tiers archiveur peut se définir comme une entité chargée par des utilisateurs (entreprises ou personnes physiques) ou leurs mandataires (centre de gestion agréé, expert-comptables…) de recevoir, conserver et d’assurer la gestion des enregistrements électroniques.

Le tiers archiveur réceptionne les informations sous forme de données numériques ou d’enlèvement

Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

4.3 Les besoins de Segula Technologies
4.3.1 Les enjeux
4.3.1.1 Respect des contraintes réglementaires
En raison du secteur d’activité dans lequel elle exerce, Segula Technologies est soumise à un ensemble de contraintes réglementaires liées au secteur industriel. Ses partenariats avec des équipementiers aéronautiques et des producteurs d’énergie nucléaire, l’obligent à se conformer aux normes de sécurité, comme l’EN 9100 sur le système d’assurance qualité pour le marché aéronautique. Par ailleurs, le secteur industriel, réglementé par le dépôt de brevets, implique également de respecter les règles concernant la propriété industrielle. En tant que société de prestation de services, Segula Technologies accorde une grande importance au respect des normes qualité, pour la reconnaissance de sa certification ISO 9001. Enfin, comme son activité passe par l’acquisition de marchés publics, privés ou mixtes, l’entreprise est également contrainte à se conformer au code des marchés publics (dernière version août 2006), transposition en droit français de la Directive européenne n°2004/18/CE du 31 mars 2004.
4.3.1.2 Gestion des risques
La gestion

Mise en place d’un projet de records management

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

4.2 Mise en place d’un projet de records management
4.2.1 Méthodologies
Pour la mise en place d’un projet de records management ou d’un système d’archivage, plusieurs outils méthodologiques réalisés par des professionnels de la gestion des archives sont disponibles.
Tout d’abord, on peut se reporter à l’environnement normatif déjà mentionné : ISO 15489, point 8 « Conception et mise en œuvre d’un système d’archivage » et point 9 « Procédures du records management et contrôles », ainsi qu’à Moreq2, et à la NF Z42-013.
Il existe, par ailleurs, d’autres méthodologies proposées par d’autres organismes. C’est le cas de la méthodologie DIRKS, « Designing and Implementing Recordkeeping Systems », mise au point par les Archives nationales d’Australie12 en février 2000. Cette méthodologie se décompose en huit étapes :
1. Enquête préliminaire
2. Analyse des activités
3. Identification des exigences archivistiques
4. Évaluation des systèmes existants
5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques
6. Conception d’un système de Records Management
7. Mise

Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

Quelle politique d’archivage pour Segula Technologies ? – Troisième partie :
4 Une politique d’archivage au service de la qualité
Afin de définir une politique d’archivage susceptible de répondre aux exigences qualité de Segula Technologies, le point de départ se situe dans l’étude du cadre normatif du management de la qualité, de l’archivage et du records management.
4.1 Cadre normatif
Pour les besoins de cette étude, qui consiste à voir l’articulation entre démarche qualité et stratégie d’archivage, le cadre normatif est limité aux normes suivantes :
* ISO 9000:2005 « Systèmes de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire »
* ISO 9001:2008 « Systèmes de management de la qualité – Exigences »
* ISO 15489:2002 « Information et documentation – “Records Management“ » Partie 1 : Principes directeurs et Partie 2 : Guide pratique
* NF Z42-013:2009 « Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation des systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents

Le Système de Management de la Qualité

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

3.3.2 Le Système de Management de la Qualité
Le Système de Management de la Qualité (SMQ) à Segula Technologies est formé de deux versants : d’un côté il est représenté par une direction dédiée, chargée de faire appliquer cette démarche à tous les niveaux de l’organisation ; d’autre part, il se compose d’un ensemble de documents qui définissent le périmètre de la politique qualité, la terminologie employée dans l’organisme et la typologie des documents utilisés pour les besoins quotidiens de l’entreprise.
De manière à être accessible à tous les salariés, le SMQ fait l’objet d’un site propre sur l’intranet du groupe.
Il donne accès à des informations sur l’équipe qualité, ainsi qu’à la base de données qui référence tous les documents utiles pour le fonctionnement de l’entreprise.

3.3.2.1 L’organisation humaine

La hiérarchie de la Direction Qualité suit l’organisation générale du groupe (voir Annexe 4 p. 83), qui fonctionne sur un système de Direction, Départements, Branches et Pôles.
La Direction Qualité possède un organigramme propre,

Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

Le système de management de la qualité de Segula Technologies – Deuxième partie :
3 Une société de conseil en ingénierie industrielle
Segula Technologies est l’une des principales sociétés françaises d’ingénierie industrielle (voir Annexe 1 p. 66). Elle représente un exemple particulièrement propice, par le fait que son activité recouvre deux aspects où la qualité tient une place primordiale : l’ingénierie industrielle et le management de projet.
3.1 Les secteurs d’activité
Segula Technologies, fort de 25 ans d’expérience, occupe une place de premier ordre sur le marché de l’ingénierie industrielle, notamment grâce à une offre diversifiée : l’entreprise est présente sur une dizaine de secteurs, de l’automobile (30% de ses activités), au ferroviaire (13%), de l’aéronautique et spatiale (28%) à l’énergie (16%), en passant par la pétrochimie, l’industrie navale, la défense, et l’informatique.
Partenaire de grandes entreprises innovantes, la satisfaction des exigences clients est une valeur clé de la culture de l’entreprise. Afin de maintenir son offre à un niveau compétitif et de parvenir

La normalisation du management de la qualité

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

Qu’est-ce que le management de la qualité ? – Première partie :
1 Historique du management de la qualité
2 La normalisation
La mise en pratique d’une démarche qualité repose sur un ensemble de normes, issues de la codification progressive des processus. Cette normalisation internationale est connue sous le nom d’ISO 9000 et définit le cadre de la démarche qualité. Pour attester de la mise en place effective d’une politique de management de la qualité, les organisations doivent obtenir la certification qui découle de ces normes, la certification ISO 9001. Cette partie a pour but d’expliquer le fonctionnement et les enjeux de la normalisation qualité.
2.1 Les normes ISO 9000
On désigne par ISO 9000, la famille des normes relatives au management de la qualité. Selon Claude Jambart 23, Jambart, p. 19, la volonté des clients de mesurer les capacités de leurs fournisseurs n’est pas récente. Afin d’évaluer le niveau de qualité de leurs fournisseurs, les clients ont développé chacun leurs propres systèmes de

Le management de la qualité

Qu’est-ce que le management de la qualité ?

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

Première partie : Qu’est-ce que le management de la qualité ?

1 Historique du management de la qualité

1.1 Naissance aux Etat-Unis

Le management de la qualité apparaît aux Etats-Unis dans les années 1920, alors que le pays connaît une période de forte croissance industrielle, guidée par les méthodes de rationalisation de la production de Frederick Taylor et Henry Ford.
En 1924, la direction technique des Bell Telephone Laboratories met au point un département d’assurance qualité, visant à améliorer les conditions de production et à satisfaire au mieux les besoins des consommateurs.
C’est le premier exemple au monde 22, Gogue, p. 9-17. Ce département réunit une équipe d’ingénieurs dont Horace Dodge, Harry Romig, Walter Shewhart, Joseph Juran et Edwards Deming.
Shewhart se fait connaître par ses travaux sur les méthodes de contrôles statistiques de la qualité, dans la fabrication industrielle de grande série (les « Shewhart control charts »).
Dès 1930, ses recherches portent leurs fruits, puisqu’elles permettent à l’usine Hawthorne de faire d’importants

Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?

La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise

  1. La politique d’archivage et la politique qualité d’entreprise
  2. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  3. La normalisation du management de la qualité
  4. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  5. Le Système de Management de la Qualité
  6. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  7. Mise en place d’un projet de records management
  8. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  9. Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage
  10. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?

Conservatoire National Des Arts Et Métiers

Institut National Des Techniques De La Documentation

Mémoire pour obtenir le Titre professionnel « Chef de projet en ingénierie documentaire » INTD

niveau I

Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?

Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?

Présenté et soutenu par

Lucile Cavigneaux

Jury

Marie-Madeleine Salmon, directrice de mémoire

Mouang Khamphousone, responsable de stage

Cycle supérieur Promotion XL

5 novembre 2010

Remerciements

Mes remerciements s’adressent à l’ensemble de l’équipe pédagogique de l’INTD, pour la qualité de son encadrement et de ses enseignements, et particulièrement à Marie-Madeleine Salmon pour son aimable soutien.

Je remercie également les membres de Segula Technologies, spécialement Mouang Khamphousone et Thierry Gaire, pour leur