L’audit des moyens de paiement
1) Définition de moyens de paiement
Un instrument de paiement est défini comme un moyen qui permet de se libérer d’une obligation, il peut s’agir d’une opération qui consiste à fournir une contrepartie monétaire contre la remise d’un bien ou l’obtention d’un service.
Il est régi par les modalités ci-après :
- Le moment et le lieu sont généralement laissés à la discrétion des parties et relèvent de leur volonté.
- Les frais engendrés sont à priori à la charge du consommateur sauf autre convenance des parties.
- La quittance ouvre droit au consommateur à jouir de son bien ou service.
Du point de vue juridique, c’est l’article 113 de la loi 90/10 qui s’applique :
« Sont considérés comme moyens de paiement tous les instruments qui permettent à toute personne de transférer des fonds et ce quel que soit le support ou le procédé technique utilisé ».
Ainsi une autre définition tirée du code monétaire et financier Français qui considère comme moyen de paiement « tous les instruments qui permettent à toute personne de transférer des fonds, quel que soit le support ou le procédé technique utilisé » les moyens de paiement font ainsi référence à la monnaie scripturale. (1)
(1) Code monétaire français art 311-3
2) Les différents moyens de paiements
Les plus importants sont :
- Les chèques.
- Les effets.
- Les virements et les prélèvements.
- Les cartes de paiement ou de retrait.
- Les espèces.
2-1) Le chèque
C’est un écrit par le quel une personne (le tireur) donne à une autre personne (le tiré) l’ordre de payer une certaine somme à un tiers (le bénéficiaire ou le porteur) à concurrence des fonds déposés chez le tiré.
2- 2) Les effets
Il y a les lettres de changes ou les traites, les lettres de change relevé, les billets à ordre et les warrants.
– La lettre de change ou la traite
La lettre de change est un titre par lequel une personne (le tireur) donne l’ordre à une autre personne (le tiré) de payer une certaine somme à une certaine date, à une troisième personne (le bénéficiaire).
La lettre de change est transmissible par endossement .le banquier peut escompter l’effet ou la porter à
L’encaissement à une date convenue. Lorsque le banquier escompte l’effet, il avance de l’argent à son client (le bénéficiaire) et crédite le compte de ce dernier avant que celui-ci ne soit payé.
– Le billet à ordre
Le billet à ordre est un titre par lequel un débiteur (le souscripteur) reconnait sa dette et s’engage à payer à son créancier, ou à un tiers (le bénéficiaire) une certaine somme à une date déterminée.
Contrairement à la traite, c’est donc le débiteur qui prend l’initiative de s’acquitter de sa dette.
2- 3) Les virements
Un virement est un ordre donné par un client d’effectuer un transfert de fonds, par le débit de son compte, à un ou plusieurs bénéficiaires.
Ce mode de paiement est fréquemment utilisé par les entreprises pour les paiements des salaires et autre transactions pour le règlement de quelques fournisseurs sur la place.
Il existe plusieurs possibilités pour effectuer le virement (virement place, hors place, virements télégraphiques, etc…).
2- 4) Les prélèvements
Il est émis par le créancier qui demande à sa banque de prélever un certain montant sur le compte du débiteur.
2-5) Les cartes de paiement et de crédit
– Les cartes de paiement
Une carte de paiement est émise par un établissement de crédit et permet à son titulaire (le porteur) d’effectuer ses règlements au moyen de celle-ci (ce qui équivaut à un transfert de fonds) ou de retirer des espèces dans les distributeurs automatiques de billet.
– La carte de crédit
Les cartes de crédit constituent, outre un moyen de paiement, un instrument de crédit.
Elles sont émises par des établissements de crédit et aussi par des banques elles donnent droit, à une ouverture de crédit permanent, consentie en fonction de ses revenus.
Le titulaire règle ses achats à l’aide de sa carte et ce montant
Viendra s’imputer à son compte de crédit qui sera alors remboursé suivant une périodicité convenue le plus souvent par des mensualités
2-6) Les espèces
Les espèces, à savoir les billets et les pièces de monnaie ont perdu de leur importance dans les opérations de règlement.
Ils sont utilisés le plus souvent pour régler de petite sommes d’argent.
3) Les risques liés aux moyens de paiement
La masse des traitements et la complexité des circuits internes ou externes entrainent les risques suivants :
- Les fraudes externes ou les détournements internes.
- Problèmes techniques qui peuvent survenir sur le système.
- L’utilisation des moyens de paiement à des fins de blanchiment.
Défaillance du système informatique dont le rôle est particulièrement sensible du fait de la masse des opérations et de la complexité des systèmes.
Insuffisance d’efficacité du système informatique, qui nécessiterait des traitements manuels trop nombreux, empêchant ainsi de tirer profit des bienfaits du système.
La responsabilité de l’établissement peut être invoquée en cas de négligence, d’insuffisance d’efficacité, et de célérité dans les encaissements, et entrainer des pertes financières ou un manque à gagner important.
Risque comptable : difficulté de justifier la masse des paiements entièrement automatisés, donc risque de perdre la piste d’audit.
Pertes consécutives à des paiements non autorisés par le client ou l’établissement.
3-1) Risque de la faiblesse du contrôle des comptes
La négligence dans le suivi des comptes clients entraine une faiblesse dans le contrôle de ces comptes.
C’est pour cela qu’il faut mettre au point les moyens de paiement sur le plan de régularité d’utilisation pour faciliter leur contrôle, ainsi que le contrôle des comptes clients, tout en suivant une stratégie bien définie par la direction générale de la banque.
Après avoir exposé les différents risques des moyens de paiement, l’auditeur doit étudier les faiblesses à travers son contrôle et sa vérification continue de la régularité d’utilisation des moyens de paiement.
Sans oublier de donner les recommandations nécessaires pour mieux gérer les risques qui sont liés aux moyens de paiement.
4) L’audit des types des moyens de paiement
4-1) Les étapes du déroulement de la mission d’audit
A) Préparation de la mission
Les points ci-dessous pourront être examinés.
Organisation générale de l’activité, politique en matière moyens de paiement, produits vendus, procédures, recueil de statistiques
Examen analytique des volumes et du résultat de l’activité sur plusieurs exercices, et par rapport au budget pour identifier les modifications significatives et obtenir des explications. (2)
(2) Antoine SARDI « audit et contrôle interne bancaire » éd DUNDO p 960
Ces informations sont obtenues essentiellement par des entretiens avec les responsables et l’examen des documents disponibles.
B) Travaux d’audit
L’auditeur examinera chaque point des dispositifs du contrôle interne, vérifiera son fonctionnement par des tests et des sondages appropriés, porter une appréciation sur son efficacité et, émettre des recommandations pour son amélioration.
C) Conclusion de la mission
A l’issue de la mission, le rapport soulignera les points forts et les points faibles.
Les recommandations émises pour améliorer le contrôle interne seront suivies pour vérifier l’application effective.
4-2) Les opérations touchées par l’audit des moyens
- L’audit des virements.
- L’audit concernant les chèques.
- L’audit des traites, ou effets de commerce
4-2-1) L’audit des virements
A) Contrôler les signataires de virement
Le virement est un ordre de paiement que le donneur d’ordre doit remettre à sa banque de transférer l’argent sur le compte du bénéficiaire, donc c’est une opération de débiter un compte pour en créditer un autre du même montant.
Comme il est utilisé dans les transferts interbancaires, versement des salaires, etc..
– Le virement se caractérise par différents types d’opérations :
- Le virement simple : Opération de compte à compte.
- Le virement ordonné : Le titulaire d’un compte ordonne sa banque.
- Transférer un fond à un tiers domicile dans une autre agence ou une autre banque.
L’auditeur doit contrôler les virements et s’assurer de l’identité du propriétaire du compte et celle du bénéficiaire en vérifiant les spécimens de signature et surtout la vérification de la conformité de l’opération et la conformité de la signature du donneur d’ordre.
A travers ce contrôle, l’auditeur est en mesure de s’assurer de la régularité du virement.
B) S’assurer que le contrôle de virement a été établi par du personnel qualifié
La qualification professionnelle est une condition essentielle dans le travail des établissements bancaires.
L’objectivité et l’indépendance sont des caractéristiques de la qualité du travail offert aux clients.
Donc l’auditeur doit s’assurer que le contrôle des virements a été effectué par un personnel compétant qui possède :
- une spécialité dans le domaine bancaire (selon les diplômes obtenus).
- une expérience professionnelle.
- l’ancienneté dans le domaine bancaire.
C) S’assurer que les virements ont été enregistrés dans le bon compte
L’opération de virement se déroule en présence du propriétaire du compte et le bénéficiaire, et chaque client doit avoir un numéro de compte au niveau de la banque
Chaque établissement bancaire doit disposer d’outils d’informatiques pour lui permettre de mieux gérer les enregistrements, tout le travail doit être informatisé.
A partir d’ici, l’auditeur contrôle tous les comptes bancaires de tous les clients et s’assure que tous les virements ont été enregistrés dans le compte de la personne approprié à l’aide d’une programmation de l’outil informatique du système bancaire (un logiciel).
D) S’assurer que les virements ont été enregistrés au moment convenu
Toutes les opérations bancaires qui s’effectue au niveau de la banque sont enregistrées quotidiennement, le suivi de ces enregistrements est contrôlé par un spécialiste du domaine bancaire.
C’est pour cela que tout virement devra être enregistré à temps, en vérifiant le numéro du chèque et la date marquée dans ce chèque.
Par conséquent, on peut s’assurer que les virements ont été enregistrés en temps et lieu.
4-2-2) L’audit des chèques
L’auditeur doit réviser les étapes suivantes :
a-) Le contrôle des chèques
Pendant le contrôle des chèques, l’auditeur doit vérifier :
- Le numéro du chèque
- La date de son émission
- La signature de son propriétaire
- Et toutes les autres obligations du chèque.
On transmet ce contrôle de chèque à la banque s’il est légal, ensuite la banque peut enfin imprimer et publier le chèque.
Cette procédure permet à chacun des clients de bénéficier d’un numéro de chèque personnel dans la banque qu’il choisit, et d’éviter les falsifications, ainsi que les fraudes dans l’utilisation des moyens de paiement.
b-) Si le traitement des comptes a été effectué à temps
le traitement des chèques signifie que dès l’arrivée du client à l’agence bancaire pour effectuer un retrait, il doit remettre son chèque à un assistant chargé du traitement des chèques pour le contrôle.
L’opération de retrait doit être juste après la remise du chèque, c’est pour cela qu’on trouve dans le chèque tous les détails du client (nom et prénom de son propriétaire, le montant qu’il veut retirer, la signature, le numéro du chèque, le lieu ou a été effectué le retrait et la date du retrait )
Donc l’auditeur doit passer par le contrôle de :
- Le numéro du chèque et celui du compte.
- S’assurer que le retrait a été bien effectué par son propriétaire.
- Contrôler la date du retrait.
- Contrôler la signature du propriétaire du chèque.
A travers ces contrôles, l’auditeur est en mesure d’assurer que les chèques sont traités à temps et que les retrais ou versements s’accordent avec la même date de la remise du chèque.
Grace à l’outil informatique, le traitement des informations est plus rapide et précis, aussi, il est nécessaire d’intégrer cet outil pour chaque banque et cela permet à l’auditeur d’avoir un accès direct pour se renseigner ou s’informer sur le compte d’un client.
4-2-3) L’audit des effets
L’auditeur contrôle le portefeuille des effets par sondage.
Il contrôle :
- Les effets par rapport à l’inventaire informatique.
- Leur classification correcte (nature du crédit).
- Leur régularité (signature, durée, forme).
- Les informations servant de base au calcul des intérêts : date de départ, échéance, taux.
