Export français Vs la Russie : faire face aux contraintes

2.1.4 Traitement des contraintes techniques

Transaction du paiement

Afin d‘éviter les problèmes opérationnel lié aux différents systèmes de transaction des banques russes eu françaises, les exportateurs français devraient privilégier les banques française implanter en Russie.

Les filiales de banques françaises en Russie ont le même système informatique pour gérer le flux financier. Un SI unifié assure la meilleure transaction du paiement du client situé en Russie sur un compte bancaire d‘exportateur français.

Les moyens pour faciliter le passage de la douane russe

Comme nous l‘avons vue précédemment, le passage de la douane russe représente une barrière administrative pour les exportateurs français. Pour diminuer ces contraintes technique l‘entrepreneur français doit être bien informé de la réglementation douanière russe et connaître les particularités de dédouanement de son produit.

Il est convenable de se renseigner par avance de la liste des produits soumis à la procédure de la certification GOST-R et à la licence. Le mieux étant de s‘adresser à un service de conseil spécialisé dans les exportations vers la Russie. Ils sont nombreux en France, par exemple, « eLigne », « WEBBY », « Groupe Frex », « Salvéo », « SGS Monitoring GOST » aussi bien que à l‘Association à but non lucratif CCFR et à la Chambre de commerce et de l‘Industrie Française implantée en Russie et au service de renseignements de la Douane Française.

Les grandes entreprises et groups françaises en générale ont un service spécialisé en douane. Une autre solution possible c‘est de confier ce travail au commissionnaire en douane en s‘adressant au prestataire de services logistique et ainsi en externalisant cette partie de la chaine logistique avec le transport.

Cependant, un seul appuie des conseillers dans la gestion des modalités douanières n‘est pas suffisant. Un entrepreneur doit connaitre lui-même les pièges de la législation douanière russe pour pouvoir anticiper et préparer le dossier correctement.

Selon l’opinion de nombreux professionnels assurant des exportations vers la Russie, il suffit juste de respecter toutes les règles du Code douanier, être rigoureux dans la préparation du dossier pour la douane et bien s‘organisé pour réussir cette procédure. Dans son ensemble, c‘est une question d‘habitude et une fois qu‘une bonne approche est trouvée, le problème disparait.

Ainsi, il est utile de savoir que le Document Administratif Unique (DAU) est maintenu comme support des déclarations douanières avec les pays tiers.

Pour effectuer cette déclaration, les entreprises doivent impérativement respecter les conditions données dans le tableau ci-dessous :

Le DAU se présente sous la forme d’une liasse de 8 feuillets délivrés par la Chambre de Commerce ou les bureaux de douanes. Il peut être fractionné en fonction des formalités que les opérateurs souhaitent accomplir.

Exemple: pour une exportation seule, il faut utiliser les feuillets 1, 2, 3.

Les modalités de dédouanement consistent à présenter les marchandises à un bureau de douane et à leur affecter un régime douanier. L’administration des douanes n’admet que certaines personnes pour dédouaner :

•  Le détenteur de la marchandise.
•  Le déclarant professionnel : le commissionnaire en douane agréé qui est chargé d’accomplir les formalités de dédouanement pour ses clients
•  Les autres déclarants sont les titulaires d’une autorisation de dédouaner.

Etant donnée les règles de dédouanement, dans le cas de l‘exportation c‘est importateur qui prend en charge le dédouanement de la marchandise en tant que propriétaire de la marchandise. La mission de l‘exportateur français est de lui fournir tous les documents nécessaires pour le dédouanement de sa marchandise.

Pour accélérer le dédouanement, les importateurs peuvent appliquer la procédure de la déclaration préalable. Son objectif principal est la présentation de la déclaration de la cargaison avant l’arrivée effective des marchandises lors du dédouanement.

La déclaration de la cargaison est une déclaration sommaire de la cargaison du navire. Ce document doit présenter les indications nécessaires à l’identification des marchandises et du moyen de transport, notamment le nombre et le genre des colis, leurs marques et numéros, la nature des marchandises, le poids brut et le lieu de chargement69.

Avant le dépôt de la déclaration de cargaison aux autorités douanières, le déclarant doit assembler une information la plus complète et précise de la cargaison (documentation technique, des informations sur le poids brut et net, la composition, la portée, le principe de fonctionnement), les documents financiers et pièces justificatives. Selon les données disponibles et les nomenclatures douanières HS (code HS), le déclarant détermine les codes douaniers.

Chaque code personnalisé se réfère au taux d’accises et aux exigences des autorités douanières. Le code applicable à un produit peut exiger un certificat de conformité, certificat de feu, sanepidemzaklyucheniya et autres permis. L‘obtention de certains des documents prend beaucoup de temps (30 jours ou plus), ce qui doit être pris en charge avant l’expédition.

Si le prix du produit ne comprend pas l‘expédition, il faut indiquer le prix du transport jusqu‘à la frontière russe et au-delà. En outre, le déclarant, pour le dépôt de la déclaration de cargaison, a besoin d‘une copie de la CMR et TIR.

Soulignons que l’information fournie doit être exacte. La détection de contradictions entre la déclaration et la marchandise représentée peut être une raison pour soumettre le déclarant ou le courtier en douane à la responsabilité administrative.

Le délai de livraison de la marchandise dans un entrepôt temporaire ne doit pas dépasser 15 jours calendaires à compter de la date d’enregistrement de la déclaration de cargaison. Étant donné que la livraison des marchandises arrivant par voie routière de l’Europe de l‘Ouest demande 7-14 jours, cela rend la procédure de la déclaration préalable préférable.

Un des avantages de ce type de déclaration est la fixation de droits de douane et la possibilité de les payer entièrement lors du dédouanement avant l’arrivée des marchandises en douane. Souvent, les produits fournis à l’étranger sont indiqué dans la monnaie du pays d’origine.

Comme les taxes douanières sont payées par le déclarant en roubles, il est nécessaire de convertir la valeur en douane des marchandises en roubles selon le taux de change du jour de l’enregistrement de la déclaration de cargaison. Lorsque la déclaration est déposée le jour de l’arrivée de la marchandise, il est impossible de prévoir le taux de change. Par conséquent, le déclarant doit effectuer des paiements à la réserve. Dans le cas d’une pré-déclaration, il n‘y en a pas besoin. Premièrement, vous payez des taxes, puis le montant restant.

Au moment de la réception des marchandises à l‘entrepôt de stockage temporaire, avec la déclaration déjà enregistrée, il reste aux douaniers à vérifier la fiabilité des informations déclarées, le paiement des droits de douane, la TVA, et à faire sortir la marchandise.

Entrepôt sous douane

L‘entrepôt des douanes est le régime douanier qui permet l‘emmagasinage des marchandises sous contrôle douanier. La marchandise se trouve dans des locaux agréés par l‘administration des douanes en suspension des droits et taxes, et des mesures de prohibition à caractère économiques.

Stockage temporaire

Les conditions du stockage temporaire sont décrites dans la partie 12 du Code des douanes de la Russie dont les dernières modifications ont été faites le 28 mai 2003.

Ainsi, « le stockage temporaire des marchandises – régime douanier sous lequel les marchandises étrangères sont stockées sans paiement des droits de douane, taxes, et sans être soumis à des restrictions imposées conformément à la législation de la Fédération de Russie sur la régulation étatique de l’activité du commerce extérieur, avant leur mise en conformité avec le régime douanier ou pour les locaux eux, sous un autre régime douanier70 ».

Les entrepôts de stockage temporaire sont spécialement affectés et équipés à cette fin. Ce sont des installations et (ou) des zones ouvertes qui répondent aux exigences des règles de stockage selon le type de produit.

Les entrepôts temporaires sont aussi les zones officielles de contrôle douanier. Pour en savoir plus, il faut se renseigner auprès d‘un CD (codes douanier) Russe.

Le délai réglementé du stockage temporaire est de 2 mois, cependant il peut -être prolongé jusqu‘à 4 mois maximum à la demande d‘une personne intéressée. La mise d‘une marchandise sous stockage temporaire nécessite le dépôt de documents pour renseigner :

•  le nom et l’emplacement de l’émetteur (récepteur) de biens en conformité avec le transport (doc du transporteur),
•  des documents sur le pays d’origine et pays de destination,
•  le nom des marchandises, leur quantité, le nombre de colis,
•  la nature et les méthodes d’emballage et d’étiquetage,
•  la facturation,
•  le poids du produit brut (en kilogrammes), ou la quantité de marchandises (en mètres cubes),
•  ainsi que des informations sur les codes de classification des biens en conformité avec le Système harmonisé de désignation et de codification ou TN VED. La correspondance des quatre premiers chiffres au moins est exigée.

Le déclarant a le droit de déposer les documents demandés au format électronique. Le propriétaire d‘un entrepôt temporaire peut être soit une personne juridique soit la douane.

A la demande du service de transport ferroviaire, le stockage des marchandises lors du transport sur le chemin de ferre est traité comme un stockage temporaire. Il est soumis aux conditions générales du Code des douanes de la Russie. Le transport ferroviaire dans ces conditions représente les zones du contrôle douanier.

Les avantages de l’exploitation des entrepôts sous douanes :

A la différence du stockage temporaire, un régime d‘entrepôt sous douane permet de constituer des stocks sous douane immédiatement disponible71.

L‘exploitation des entrepôts sous douane présente des avantages, à savoir :

•  la sécurité des marchandises ;
•  la mise à la consommation partielle des marchandises, suivant les besoins des opérateurs économiques, ce qui se répercute positivement sur la Trésorerie de l‘entreprise.

La marchandise peut rester dans un entrepôt sous douane un jour minimum et 3 ans maximum. Cependant, l‘entreposage en régime d‘entrepôt douanier ne doit pas être inférieur à un an. De plus, la marchandise peut être entreposé ailleurs en restant tout de même sous rég ime de l‘entrepôt douanier. Mais, à la fin de ce régime (de l‘entrepôt douanier), la marchandise doit être transportée vers un entrepôt temporaire.

Les entreprises russes sans personnalité juridique peuvent faire construire pour leurs besoins un entrepôt sous douane. Il leur suffit d‘obtenir une licence auprès de la douane russe. Dans ce cas les entrepreneurs peuvent établir un entrepôt public (pour toute type de marchandise), soit un entrepôt privé (pour leur marchandise uniquement). Dans le cas d‘un entrepôt sous douane privé, ils peuvent bénéficier de régime de dédouanement simplifié. Ce qui fait un grand avantage car cela permet de diminuer la contrainte douanière de l‘exportation72.

2.1.5 Faire face aux contraintes humaines

Comme nous avons vu précédemment, les Russes aiment parler de leur pays durant les négociations: «la fibre nationale est ancrée dans leurs gènes». Ils sont en général fier de leur pays, des grands tournant historiques et apprécient que leur interlocuteur parle le russe. Ils apprécient beaucoup également discuter des prouesses sportives des athlètes russes, tout en buvant quelques verres de vodka et de vin géorgien. Ce qui génère des rapports chaleureux entre eux et les négociateurs étrangers. Ils aiment «effrayer» leurs interlocuteurs en s’exprimant de façon forte et en devenant rouge de colère.

Pour réussir des négociations avec les Russes, il faudra prendre en compte beaucoup de choses: les dimensions géographiques du pays, les différences culturelles, l’instabilité du pays et l’absence de traditions pour l’économie de marché.

Mais il ne faut pas établir systématiquement un parallèle entre le déséquilibre de l’environnement politique et économique, et le manque de crédibilité des négociateurs russes. Les cas de coopérations réussies entre la France et la Russie se multiplient.

Cependant, les documents et les contrats écrits ne sont pas très fiables. Il faut savoir également qu’ils possèdent une parole rétractable. Les termes d’un accord peuvent être modifiés en fonction de l’évolution du contexte économique et juridique. Des renseignements sur le réseau de relations peuvent vous aider pour résister aux risques économiques, fiscaux et politiques.

Les négociants russes préfèrent des partenaires tels que les allemands, américains, ou même italiens, car selon eux les français sont «frileux»: ils sont incapables de prendre des risques. Les Russes ont rayé de leur vocabulaire la notion de long terme. Il vaut mieux alors nouer un partenariat avec des contacts russes: les risques sont alors divisés.

Votre profil…

Il faut être présent. Négocier en Russie nécessite un contrôle très régulier et détaillé. Ceci ne peut se faire qu’en étant sur place. Reformulez et questionnez pour être sûr d’avoir été bien compris. Que votre interlocuteur n’ait pas le sentiment que vous voulez révéler son incompétence.

Il ne pardonnerait pas d’avoir «perdu la face». N’hésitez pas à être aussi théâtral que vos interlocuteurs russes. Laissez-les prendre l’initiative. Cette mise en scène fait partie de la négociation. Ce qui implique de ne pas éviter à tout prix l’affrontement. Si les intérêts partagés des deux parties sont bien compris, la pression retombera d’elle-même.

Soyez patient. Votre négociation sera longue. Sachez investir le temps nécessaire… ou renoncer ! Mesurez votre capacité à endurer le stress et les difficultés du quotidien. Tous les négociateurs français en Russie insistent sur le fait qu’ils sont mis à rude épreuve et qu’on s’épuise vite.

Relations d’affaires : conseils d’experts

Il existe de nombreux points communs entre les Russes et les Européens, notamment dans les relations d’affaires. Néanmoins, la Russie est marquée par une identité culturelle forte qu’il vaut mieux connaître. Voici des conseils d’experts73 pour mettre toutes les chances de votre côté.

Cultivez réseau et convivialité

En Russie, pour réussir en affaires, il faut nouer des liens forts et cultiver son réseau de contacte professionnel et personnel. Il faut connaître du monde dans les administrations car si vous vous adressez au mauvais interlocuteur, il ne vous dira pas forcément qu’il lui est impossible de vous répondre.

De plus, certaines personnes, aujourd’hui dans le privé, ont un passé dans l’organisation gouvernementale sur lequel il est parfois bon de compter. Il faut donc avoir le maximum d’informations sur les gens avec qui vous allez négocier.

Ne refusez aucune occasion de partager avec les Russes leurs loisirs, les événements culturels, les sorties nocturnes, et aussi la vodka. A table chacun porte un toast et si l’on est vingt, il y aura vingt toasts. C’est très important pour les Russes. Si vous ne voulez pas boire de vodka, invoquez une raison de santé plutôt que religieuse si c’est le cas.

Ne refusez pas d’y goûter, sauf si vous êtes allergique. Les Russes aiment fêter tous les événements même au travail en amenant des gâteaux aussi lourds que déroutants.

Sensibilisez-vous à la culture

Il faut pouvoir parler autre chose que business, d’autant plus que les Russes sont très fiers de leur culture. Les gens sous-estiment trop souvent la dimension culturelle en Russie et c’est source d’échec en dépit d’une excellente étude de marché. Lisez donc un ou deux livres – histoire, culture… – avant de vous rendre sur place, et ne refusez pas d’aller au théâtre ou au musée après le travail.

Les Russes sont également très sensibles aux cadeaux. « A la première rencontre avec un client, offrez un livre d’art, du Musée du Louvre ou d’Orsay, en anglais », conseille Philippe Weiss de CTI. En russe, ils sauront que vous l’avez acheté à l’aéroport. « Au deuxième rendez-vous, offrez un livre d’un autre musée. En troisième lieu, offrez un CD de chansons traditionnelles françaises : Piaf ou Gainsbourg par exemple ».

Apprenez à être patient

Attention : les Russes ont un rapport élastique au temps et sont souvent en retard. Les Russes fournissent un service minimum : les banques par exemple sont ouvertes de 10h à 15h seulement. Pour obtenir une information rapidement, prenez-les aux sentiments et pas par la menace en disant « je suis en difficulté, ça va être difficile pour moi… » Enfin, soyez très clair pour éviter d’être mal compris et d’allonger les délais.

Sachez également que l’environnement administratif est plus lourd qu’en France. Selon Hervé Puteaux de JPA International, « Là où dix jours pourraient suffire en France pour enregistrer son entreprise lors d’une implantation – à partir d’un dossier bien ficelé – il faut pas moins de trois mois en Russie. Et, vous aurez peut-être à fournir cinq fois le même document. »

Soyez prudent

La Russie est un pays encore risqué. Commencez par une petite affaire avant d’en envisager une plus importante et utilisez la diaspora locale pour vous informer sur vos partenaires commerciaux.

Autre point important, rédigez des contrats très précis : droits, respo nsabilités et obligations de chacun doivent être précisés noir sur blanc car il n’y pas en Russie le même environnement judiciaire, ni la même notion du contradictoire. Et enfin, pensez toujours que les Russes fonctionnent à l’affectif plutôt qu’au rationnel ».74