Organisation du travail et du cabinet comptable par Internet
Sous section 3 :
Ordonnancement et organisation du travail et du cabinet comptable
Le développement des nouvelles technologies et notamment l’Internet implique, inévitablement, un changement des modes organisationnels dans l’entreprise.
L’organisation pyramidale héritée du taylorisme ne semble plus adaptée. Elle est trop lourde pour être réactive, qualité aujourd’hui indispensable dans un marché très concurrentiel.
Aussi, sans remettre en cause le pouvoir hiérarchique du manager, il y a lieu de déconcentrer le pouvoir de décision par la mise en commun des processus de décision au sein d’équipes responsables ayant une autonomie propre (pour ce qui touche aux actions opérationnelles et non stratégiques).
Dans un monde qui change, il est nécessaire de s’adapter, d’avoir une projection sur l’avenir. Le cabinet comptable sera confronté aux changements inéluctables, sur le moyen et le long terme, de ses structures, de son organisation et de ses processus.
C’est pourquoi réfléchir dès aujourd’hui sur le remodelage de l’organisation ou Business Process Reengineering (B.P.R.), est nécessaire pour le cabinet comptable.
§1: De nouveaux modes organisationnels
Dans la nécessité de modifier les organisations traditionnelles qui sont aujourd’hui inadaptées face aux rapides changements sociaux et économiques, Le BPR signifie tout reprendre depuis le début.
Il ne faut plus simplement se demander «comment faire la même chose plus rapidement?» ou «comment faire la même chose mieux?» ou encore «comment faire la même chose pour moins cher ?». Il faut faire plus vite, mieux et moins cher, mais pour y parvenir la question clef du BPR reste «pourquoi faisons-nous ce que nous faisons?».
Internet et d’une manière générale les NTIC jouent alors un rôle primordial dans le remodelage des processus. Ils permettent aujourd’hui de reconfigurer les organisations en exploitant des possibilités inhabituelles et innovantes, jusque là inconcevables, faute d’outils.
Parmi les nouveaux modes organisationnels, le télétravail permet à un employé d’accéder au cabinet à distance comme s’il y était. Ainsi les collaborateurs peuvent travailler dans le temps qui leur convient pour accomplir une tâche donnée, et du lieu le plus pratique (Bureau, domicile ou clientèle).
Le télétravail nécessite une gestion originale du personnel
Avec le télétravail, le travail se fait sans contact. La confiance est indispensable car le lien de subordination devient limité. Or, comme nous l’avons souligné précédemment, cette évolution n’est possible que si le salarié développe ses capacités d’autonomie, d’initiative et de créativité.
Il doit se sentir impliqué et responsabilisé par rapport à l’intérêt collectif. Un suivi de l’activité est mis en place et des réunions régulières sont programmées afin que le salarié ne perde pas tout contact avec son entreprise et sa direction.
Ce suivi nécessite la mise en place de procédures et d’outils de reporting. Finalement, le télé travailleur doit posséder un certain nombre de qualités dont notamment:
- savoir piloter son activité: il doit pouvoir estimer sa charge de travail par exemple;
- savoir communiquer efficacement: obtenir des informations rapidement, reconstituer ses propres outils en réseau, avoir l’initiative de la communication;
- savoir se manager: travailler sans hiérarchie rapprochée, ne pas se disperser (rigueur), savoir se prendre en charge, raisonner en terme d’objectif et non d’horaires de «présence», posséder les techniques du métier… et se passer de la vie sociale que l’on mène en entreprise;
- avoir un mode comportemental approprié : ce comportement doit concilier entre liberté permise par le télétravail, l’impératif d’efficacité ainsi que le respect des engagements et des obligations professionnelles.
Des outils performants de communication.
Les techniques de workflow permettent la répartition du travail entre les acteurs, quelle que soit la situation géographique, la transmission des informations et des documents nécessaires à son exécution et, en définitive, la vérification de la productivité du télé travailleur
§2: La collaboration et la circulation de l’information dans le cabinet
Internet en tant qu’outil de communication et d’information permet de consolider la relation au sein des différentes équipes dans le cabinet.
Il permet en outre une meilleure collaboration entre les différentes équipes ou spécialistes (juristes, fiscalistes, informaticiens…) ce qui est de nature à rendre la réalisation de certaines missions plus aisée.
1- Mieux gérer la communication
L’outil de base pour gérer la communication est la messagerie électronique. Elle permet d’envoyer au collaborateur quelle que soit sa localisation un message et des pièces jointes qui évitent les travaux redondants de saisie.
Quant aux messages entrants au cabinet, certaines messageries permettent de router automatiquement les messages selon leur niveau d’urgence et l’identité de l’émetteur.
2- Le développement de la collaboration
Internet permet de créer des outils de travail de groupe qui sont conçus pour décupler la communication entre les collaborateurs. Cette possibilité est évidemment ouverte notamment à un cabinet d’expertise comptableà plusieurs locaux possédant un Extranet.
a) La conférence thématique
C’est un environnement souple qui favorise l’initiative individuelle, les débats et la constitution spontanée de groupes autour d’un sujet d’intérêt commun.
Si un collaborateur doit préparer une base de données sur les aides à l’exportation, il pourra créer un «groupe» ouvert à tous et inviter les personnes concernées à y déposer leurs remarques ou toute autre information.
Dans ce groupe, tous les collaborateurs sont au même niveau, il n’y a pas de timides, ni de leader qui monopolise la parole. C’est un véritable dialogue favorisant la contribution collective des idées.
Dans une organisation classique, 1’information ne parvient qu’à un seul individu, et ceux qui la font remonter (en distribuant une photocopie du document aux personnes intéressées par exemple) n’ont aucune idée de ce qu’en pensent leurs collègues.
Les forums électroniques permettent de créer des rubriques hiérarchisées et thématiques donc faciles à consulter. Chaque participant peut ainsi lire la contribution des autres et y répondre.
Les conférences thématiques permanentes peuvent se développer selon quatre axes :
- par le biais de l’Intranet;
- en relayant certaines conférences accessibles sur Internet vers le réseau de l’entreprise;
- en créant un accès sécurisé qui permettra, à une catégorie de personnes poursuivant les mêmes objectifs (équipe de projet), de disposer d’un espace de dialogue et d’échange de documents;
- en exportant certaines conférences sur un serveur Internet: pour faire participer le public (clients actuels ou potentiels, partenaires, autres experts comptables…) aux réflexions du cabinet.
b) Les réunions virtuelles
- elle permet une communication basée sur la vidéo, le son et surtout le partage de documents à l’écran. Elle est interactive et réactive;
- elle facilite la réunion de membres éloignés d’un groupe;
- elle apporte un gain en temps de transport et en coûts associés par rapport aux réunions classiques.
3- Capitalisation de l’information
L’emploi des moteurs de recherche et la participation à des forums sur Internet pour rechercher des informations, sur un sujet donné, permet d’avoir une veille technologique permanente.
Par ailleurs, Internet permet de surveiller les points d’intérêts de nos clients sur le serveur du cabinet: Conférences ouvertes aux clients (qui pourraient ainsi communiquer entre eux et parler de ces espaces de communication à d’autres entreprises ce qui constitue un moyen de faire connaître le site du cabinet comptable à des clients potentiels).
§3: Optimisation de la productivité
1. La réduction des coûts internes:
Développer la collaboration et la circulation de l’information sont autant de facteurs qui permettent d’améliorer la qualité et la productivité de notre travail.
Pourtant, il est difficile de traduire directement les gains en termes financiers. Il existe, toutefois, certains postes de dépenses que l’Internet permet de réduire considérablement, et cela de façon concrète, pratique et mesurable.
2. Optimiser les déplacements longs et coûteux et réduire les déplacements inutiles
La profession d’expert comptable impose de nombreux déplacements. Même s’il est impossible de remplacer certaines réunions par les seules communications par messagerie ou par visioconférence, une utilisation pertinente de ces outils peut engendrer des économies significatives.
Un bon partage de l’information, une répartition des tâches mieux comprise, la possibilité de travailler de façon asynchrone et sur des sites différents permettent déjà l’élimination d’une partie des réunions.
De même l’utilisation de la visioconférence donne à ses utilisateurs, la possibilité de réduire certains déplacements inutiles tout en gardant le minimum d’interactivité nécessaire.
3. Partage des ressources et réduction des frais généraux
Frais de poste : L’envoi d’un document nécessite la réalisation d’une copie par le destinataire, suivi d’un envoi (mise sous enveloppe, rédaction de l’adresse, dépôt à la poste).
Avec la messagerie, la diffusion ne coûtera que le prix de la communication téléphonique (pas de papier pour l’expéditeur, ni de photocopieur, ni de perte de temps dans des manipulations sans valeur ajoutée).
Vers le zéro papier – L’ergonomie et l’interface de l’ordinateur doivent encore progresser avant d’espérer remplacer le papier en tant qu’outil de travail (en terme de manipulation).
De plus, les problèmes d’authentification des documents numériques ne sont pas encore résolus malgré l’apparition du cryptage. Néanmoins, concernant l’archivage, la copie, la transmission et la révision des informations, la supériorité du document numérique sur le papier n’est plus à prouver.
A titre d’exemple pratique pour la Tunisie et depuis avril 2003, le centre informatique du Ministère des Finances mène la phase expérimentale pilote du site de télédéclaration e-tasrih37 qui offre à un échantillon représentatif de contribuables les services suivants :
- Prise en charge des éléments de la déclaration;
- Liquidation automatique assistée des impôts et taxes;
- Règlement des montants dus par télé-paiement (ordres de prélèvement);
- Edition de formulaires;
- Suivi par le contribuable adhérent des paiements effectués.
Toutes ces opérations sont réalisées dans un environnement sécurisé. Ainsi, pour assurer l’intégrité, la confidentialité et la non-répudiation des données, le site utilise un système de cryptage basé sur l’acquisition de certificats électroniques auprès de l’ANCE (Agence Nationale de Certification Electronique).
Les procédures de télédéclaration sont destinées à faciliter l’accomplissement par les contribuables de leurs obligations fiscales. Les professionnels devraient être en mesure de faire bénéficier leurs clients de la rapidité et de la souplesse des procédures de télédéclaration.
36 GERMAK Philippe, « Les bases de données financières sur internet », RFC 296 janvier 1998
Ainsi, Internet joue un rôle important dans la gestion du cabinet comptable en assurant la promotion du cabinet, en facilitant la recherche de l’information et en contribuant à une organisation plus souple du travail.
Internet, permet aussi, par l’utilisation de certaines nouvelles technologies, la création de services à valeur ajoutée pour le cabinet d’expertise comptable ce qui est de nature à améliorer la rentabilité de ce dernier.
