L’élaboration du « reporting » peut se décomposer en trois étapes : la détermination des contraintes à respecter, la définition du format de la liasse de consolidation et l’analyse des informations entrantes.
Toutefois, si la prestation consiste à mettre en place un produit déjà utilisé par la maison mère, les travaux sont plus précisément orientés vers la dernière étape.
1/ Détermination des contraintes à respecter
L’étape initiale pour réaliser la prestation consiste à définir de façon précise les attentes du service consolidation afin de déterminer les contraintes à respecter pour la conception du produit, notamment en ce qui concerne la nature et le format des informations remontées.
Dans un premier temps, on peut s’intéresser aux exigences en matière de contenu de la liasse. A côté du bilan et du compte de résultat, d’autres tableaux peuvent être présentés comme par exemple un tableau de variation des capitaux propres, un tableau de variation des amortissements et provisions ou un tableau de trésorerie.
Dans la plupart des cas, les informations demandées sont étroitement liées aux exigences françaises en matière de contenu des états financiers. Il semble toutefois important d’envisager ces aspects afin que l’outil proposé soit en adéquation avec les réels besoins du client.
Il convient également de définir le niveau de détail à fournir pour ces différents tableaux. A ce titre, alors que certains clients souhaitent disposer d’une information très détaillée, avec une décomposition développée des différents postes des états financiers, d’autres préfèrent une information agrégée, limitant les travaux tant au niveau de la filiale qu’au niveau du service consolidation.
Cette dernière alternative peut notamment être rencontrée si la taille de la filiale n’est pas très significative au niveau de la consolidation. Par ailleurs, à côté des informations purement financières, il faut envisager les besoins pour d’autres types d’informations, comme la revue analytique de certains postes, le détail de la situation fiscale différée, des analyses du chiffre d’affaires par marché ou produit, le recensement des engagements hors-bilan ou encore le détail des soldes et opérations intra-groupes.
Dans un second temps, il est souhaitable d’envisager les retraitements à opérer dans la liasse, qu’il s’agisse des retraitements nécessaires pour le passage des normes comptables américaines aux normes comptables françaises ou des retraitements de consolidation.
En effet, il n’est pas envisageable de mettre en place un outil prévoyant tous les retraitements possibles pour passer d’un référentiel comptable à l’autre. Par ailleurs, on rappelle que les retraitements de consolidation sont souvent réalisés au niveau de la maison mère, les compétences en matière de consolidation n’étant généralement pas disponibles au niveau d’une filiale établie à l’étranger.
La présentation de l’information remontée constitue une autre contrainte à définir. Le client peut avoir des attentes spécifiques à cet égard ou laisser toute liberté au professionnel comptable. Dans ce dernier cas, il est tout de même préférable d’obtenir certaines recommandations auprès des destinataires de la liasse afin de chercher à proposer un outil convivial.
Après avoir déterminé les contraintes liées aux destinataires de l’information, il est également important de tenir compte des contraintes liées aux utilisateurs de l’outil, ce qui nécessite une concertation avec le personnel comptable de la filiale qui sera en charge de préparer la liasse.
A ce titre, il convient de faire particulièrement attention aux éventuels problèmes de communication lors du choix de la langue utilisée dans le produit. En effet, si la liasse est conçue en français alors que le personnel comptable de la filiale ne comprend pas cette langue, les risques d’erreurs seront plus élevés.
2/ Définition de la liasse de consolidation
Une fois l’ensemble des contraintes recensées, on peut préparer la matrice du produit final, c’est à dire la liasse de consolidation. Il est recommandé de réaliser cette phase en concertation avec le client afin d’éviter de préparer un produit qui ne réponde pas correctement à ses attentes.
A ce titre, il est souhaitable de soumettre des projets intermédiaires afin de mettre en évidence des attentes non exprimées lors de la phase précédente, et qu’il est encore temps d’intégrer dans les travaux.
Dans un premier temps, il faut mettre en forme et organiser de façon logique les informations requises par le client en préparant les divers tableaux et annexes en fonction des contraintes préalablement identifiées.
Il est important de chercher à mettre en place un outil convivial facilitant l’exploitation des informations. S’agissant de l’organisation de la liasse, on préconise un découpage faisant clairement ressortir les parties suivantes, leur contenu dépendant directement des besoins exprimés par le client:
- états financiers de synthèse (bilan, compte de résultat, tableau de trésorerie)
- détail des postes
- annexes (incluant par exemple des informations sur le personnel, les engagements hors-bilan, le détail des impôts différés, la décomposition du chiffre d’affaires par produits, la réconciliation entre la situation nette figurant dans la liasse et la situation nette présentée dans les comptes individuels…)
- détail des soldes et opérations intra-groupes
- diagnostics des contrôles de cohérences
Une seconde étape consiste à mettre en évidence les relations logiques entre ces différents tableaux, afin de limiter la saisie des informations.
Ainsi, il faut déterminer le sens des flux d’informations nécessaires pour remplir la liasse. Par exemple, les états financiers de synthèse doivent être directement alimentés par les informations contenues dans les détails de postes.
De même, il est judicieux d’utiliser les variations des postes du bilan pour alimenter le tableau de trésorerie afin de limiter la saisie à l’affectation de ces variations entre les différents types de flux possibles.
En dernier lieu, il convient de définir les contrôles bloquants figurant dans la partie diagnostic de la liasse. A côté des contrôles de base permettant par exemple de s’assurer que l’actif est égal au passif, que le résultat est identique au bilan et au compte de résultat, il faut par exemple envisager des contrôles de cohérence entre le montant des dotations et reprises de provisions et la variation des postes du bilan.
3/ Analyse des informations entrantes
Après avoir définit le format de la liasse, on peut déterminer quelles sont les informations entrantes nécessaires pour l’alimenter. Il faut alors chercher à s’appuyer au maximum sur les données provenant du système comptable de la filiale afin d’accroître la fiabilité de l’outil proposé.
Une première étape consiste à prendre connaissance des possibilités offertes par le logiciel comptable de la filiale, afin de déterminer si une extraction des informations de la comptabilité générale est possible ou si une saisie de l’ensemble des données est nécessaire.
Lorsque cette dernière situation est rencontrée, elle peut s’expliquer soit par l’utilisation d’un logiciel archaïque, soit par la sous-utilisation des fonctionnalités du logiciel.
Dans les deux cas, il est souhaitable de faire une recommandation au client afin que cet inconvénient soit résolu car une telle situation entraînera nécessairement une charge de travail supplémentaire au niveau des utilisateurs et un risque d’erreurs important lors de la préparation de la liasse.
L’étape suivante consiste à mettre en place des opérations permettant de convertir l’information entrante au format voulu. L’essentiel des retraitements étant lié au passage des normes US GAAP aux normes françaises, il faut donc conduire les analyses présentées dans le second chapitre de cette partie afin de mettre en place une matrice de passage entre les deux référentiels comptables (Annexe X).
Si des retraitements de consolidation doivent également être opérés au niveau de la filiale, des analyses similaires à celles faites dans le cadre du passage aux normes françaises doivent être réalisées. Ces aspects dépassent toutefois le cadre de ce mémoire.
Il convient également d’envisager les aspects pratiques de la préparation de la liasse en se focalisant sur les utilisateurs. Ainsi, même si une partie des informations peut être renseignée automatiquement à partir d’une importation des données du système comptable de la filiale et de l’automatisation de certains retraitements, d’autres informations doivent nécessairement être entrées manuellement.
Il est alors souhaitable de chercher à faciliter cette étape, en orientant autant que possible l’utilisateur dans ce processus. Ainsi, il semble nécessaire de concevoir un guide reprenant les différentes étapes à suivre pour préparer l’ensemble de la liasse.
A ce titre, nous recommandons la démarche suivante pour la préparation de la liasse :
- extraction des données comptables de la filiale sous forme de balance générale
- importation des données dans une matrice de passage automatisant les retraitements de forme pour le passage des normes US GAAP aux normes françaises
- saisie manuelle des retraitements de fonds dans la matrice
- importation de la matrice de passage dans la liasse de consolidation
- saisie manuelle de certaines informations dans la liasse (engagements hors-bilan, détail du chiffre d’affaires par produit, affectation des flux de trésorerie, intra-groupes…)
Il est souhaitable d’utiliser des procédés très simples comme des codes couleur pour identifier les zones à renseigner manuellement ou les zones faisant l’objet de contrôles de cohérence.
Il ne faut pas oublier que la liasse étant établie à partir du modèle des états financiers français, sa présentation n’est pas forcément très explicite pour des utilisateurs habitués à travailler selon les US GAAP, même si elle est présentée en langue anglaise.
Dès lors la résolution de contrôles bloquants aussi simples que ceux liés à l’incohérence entre la variation des provisions inscrites au bilan et les comptes de dotations et provisions peut se révéler particulièrement délicate si l’utilisateur ne dispose pas d’un guide suffisamment précis et explicite quant aux causes de ces incohérences.
Une fois cette phase finalisée, il est nécessaire de revoir le projet de liasse avec le personnel comptable de la filiale afin de s’assurer de sa bonne compréhension et de corriger immédiatement toute source de confusion.
