Deuxième partie: Intégration de contrôle de gestion dans la nouvelle gestion publique
Chapitre II: Les tableaux de bord: Outils de suivi adaptés au management publique
C’est dans un contexte nouveau axé sur la gestion par la performance que s’inscrivent les tableaux de bord.
Cet outil déjà ancien dans le secteur privé, opère une intégration en force dans le secteur public et ce tant de ses principes que de sa mise en œuvre.
Les tableaux de bord dorment un outil fort sollicité par le contrôleur de gestion pour suivre et piloter la performance.
Ils fournissent un cadre commun permettant aux responsables d’avoir un vue synptique et d’ensemble sur le fonctionnement de leurs entités.
Les tableaux de bord et les administrations publiques
Les tableaux de bord sont adaptés aux spécificités de chaque administration, de ce fait, ils forment un ensemble cohérent et ajusté aux besoins des responsables de ces administrations.
Certes, cet outils n’est pas toujours généralisé dans toutes les administrations, mais il tend pour certains départements qui s’engagent dans le management moderne – à devenir un mode normale de suivi de gestion.
Section I : Les tableaux de bord
1-1- Définition
Un tableau de bord est un ensemble d’indicateurs se rapportant à une même entité ( un centre de responsabilité, un projet, un processus …), utilisé par la même équipe ou par le même responsable ( responsable du centre, comité de pilotage, chef de projet … ).
Organisé de façon cohérente à des fins de mesure et de maître de performances de cette entité.
L’indicateur s’entend d’une information quantifiée qui aide à connaître l’état d’un système d’activités dont un responsable est chargé de piloter, ainsi que l’état de l’environnement de ces systèmes.
Le tableau de bord est produit par et pour le gestionnaire.
Il répond à deux besoins majeurs du gestionnaire.
- Piloter : définir et donner les orientations d’actions, compte tenu des évolutions internes et externes ( passées et à venir ) de l’unité gérée
- Animer : faire partager et suivre les orientations définies par l’équipe dont il a la responsabilité.
Le tableau de bord n’a d’utilité que si le responsable de donner à travers l’action du sens à la mesure.
1-2- Les utilisations possibles
Outre la connaissance de l’état d’avancement des programmes ou des orientations de l’entité, les tableaux de bord doivent permettre
- Un suivi de la performance des services par des comparaisons annuelles ou interservices
- Une réaffectation de moyens humains ou financiers afin de respecter les objectifs
- Une programmation des principales étapes clés en vue de validation ou de réorientation.
- Un reporting ( rapport et information) de l’administration centrale vers le ministre,
Du service déconcentré vers l’administration centrale
Ce reporting se fait à partir d’extraits du tableau de bord de pilotage
A ce titre, un tableau de bord est généralement constitué de deux parties :
- une partie regroupant les indicateurs de pilotage qui permettent de suivre, au niveau de l’entité proprement dite, l’avancement des projets et des réalisations,
- une partie qui regroupe l’ensemble des indicateurs destinés au reporting afin de rendre des comptes sur le niveau de performance et de dialoguer entre niveaux hiérarchiques.
Autorité hiérarchique
Tableau de bord
Etat de comptes rendus
Autres indicateurs
Indicateurs utilisés
pour le reporting
Unité Indicateurs
Un tableau de bord est utilisé pour voir, comprendre, apprécier les situations, évaluer l’importance des variations et des écarts et en faire le suivi, localiser les réalisations aux objectifs ( stratégiques, de gestion, ou opérationnels), de déclencher des actions correctives sur les moyens, de réorienter les objectifs, voire de recibler l’action.
Il constitue aussi un outil pédagogique permettant de sensibiliser les responsables aux facteurs-clés de succès pour l’organisation ou le service.
Le tableau de bord peut être aussi utilisé comme un outil de dialogue au sein d’un niveau de responsabilité et également entre les niveaux de responsabilité
Dans ce cadre, il est souhaitable de l’analyser régulièrement et systématiquement lors de réunions de service, de comités de direction, de séquences collectives de réflexion et de décision.
De formuler à destination de ses émetteurs des appréciations, commentaires, évaluations ou décisions prises par le niveau hiérarchique supérieur.
La mise en œuvre de tableaux de bord peut permettre de :
- Mesurer les performances par rapport aux objectifs fixés afin d’évaluer les conditions de mise en œuvre de la stratégie,
- Porter un diagnostic pour identifier les points faible afin de prendre les mesures correctives nécessaires ( apprentissage organisationnel).
- Communiquer les performances,
- Motiver les services et assurer un suivi du changement,
- Constituer un outil pédagogique permettant de sensibiliser en permanence les responsables aux facteurs clés de succès de l’organisation ou du service.
Ainsi, les tableaux de bord doivent permettre de concilier les différents enjeux de la gestion et du pilotage de l’organisation :
Analyser et agir, observer le passé et anticiper le futur, être à la fois synthétiques et suffisamment complets pour traiter l’ensemble des points clés de gestion
1-3 Méthode de mise en œuvre
Un tableau de bord n’est en principe jamais « isolé » il est souvent conçu et élaboré dans un système « gigogne ».
Une partie de l’information disponible à un niveau de responsabilité est recueillie pour être ensuite synthétisée ou agrégée au niveau de la responsabilité supérieur.
La conception des tableaux de bord sur le principe « gigogne » impose une démarche structurée à savoir :
- Une réflexion sur les objectifs et les variables d’action à chaque niveau de responsabilité,
- Le choix des indicateurs pour chacune des variable d’action.
- La confrontation des données disponibles en fonction des systèmes d’information
- Le maquettage du format de présentation des tableaux de bord
- La conception d’un tableau de bord est souvent itérative afin de sélectionner les indicateurs les plus pertinents.
- Le tableau de bord, dans sa présentation et sa mise en page, propose quatre espaces fondamentaux.
- Un tableau il présente des indicateurs pertinents qui sont quelquefois accompagnés de pictogramme faisant office de « clignotants ».
- Un graphique: il doit pouvoir offrir un résumé et une présentation de l’information la plus importante qui ressort du tableau,
- Un commentaire: il doit être clair et précis, se situer par rapport à l’objectif préalablement fixé et faire référence à une situation précédente ou une action future.
- Une table de références: elle recense notamment la source du document, les coordinnées de l’émetteur ou du rédacteur du tableau de bord, la périodicité, la date de mise à jour des données.
- Elle reprend également l’objectif en indiquant de quelle préoccupation de gestion il relève.
Une méthode de conception et de mise en place des tableaux de bord
- identifier la structuration des responsabilités
- définir les points clés de la gestion
- construire les indicateurs
- Réaliser les maquettes de tableaux de bord
- Tester et valider indicateurs et maquettes
- Diffuser les tableaux de bord et accompagner leur mise en place
Souvent, le tableau de pilotage peut utilement s’ppuyer sur les données issues du suivi opérationnel.
Si la base de données n’existe pas, sa création peut être un préalable ( par exemple, dans le cadre du décompte du temps de travail en fonction des différentes activités).
Il est nécessaire de disposer, au sein de l’unité, d’une cellule de gestion chargée de collecter les données, d’en assurer la cohérence interne et de proposer les modalités d’extraction des informations nécessaires aux indicateurs ainsi que la fréquence de leur mise à jour.
1-4 Les points de vigilance – Les conditions de réussite
Une bonne connaissance préablable des objectifs de l’entité et de son mode de fonctionnement ( missions, orientations nationales ou locales, bases de données) est une condition nécessaire pour mettre en place des tableaux de bord.
Les indicateurs retenus dans le tableau de bord d’un responsable doivent être perienents, en cohérence avec les objectifs assignés et significatifs de la stratégie déployée à tous les niveau de responsabilité.
- Le tableau de bord ne doit pas miser sur la quantité d’information.
Mais doit viser la qualité des données qu’il sélectionne au sein de systèmes d’information de plus en plus nombreux et sophistiqués.
Il ne doit pas être confondu avec un rapport statistique, un rapport d’inscription ou un rapport comptable.
- Le tableau de bord doit se limiter à l’essentiel.
En revanche, il est nécessaire de bien faire comprendre aux personnes concernées qu’une activité qui ne fait pas l’objet d’un suivi n’est pas pour autant sans intérêt.
La présentation visuelle des indicateurs doit être simple, conviviale et soignée:
Il s’agit de pouvoir prendre connaissance, très rapidement, « en un coup d’œil », de l’information présentée à un instant donné ou sur une période déterminée ( les résultats significatifs, les exceptions, les écarts, les tendances ).
Le tableau doit faire apparaître simultanément la valeur cible ( objectif) le niveau de réalisation, l’écart par rapport o l’objectif et l’évolution dans le temps des réalisations.
De même, il est important de privilégier une présentation standard des tableaux de bord avec la même configuration des données, et d’adapter leur fréquence.
* Le tableau de bord doit facilement accessible à ses destinatraires ( consultations, simultations visualisations rapides).
* Il doit donc être:
- Court ( peu de pages)
- Clair ( quantité de mise en page, visualisation ),
- parlant (significatif /message),
- pertinent ( problématique/enjeux).
* Le tableau de bord doit être évolutif.
Il s’agit en effet de pouvoir prendre en compte les possibles évolutions de priorités ou des points-clés à mettre sous contrôle au cours du temps.
Il est donc nécessaire de prévoir dès la phase d’élaboration les modalités d’actualisation du tableau de bord ( par exemple: ajout d’un indicateur entrainant obligatoirement la suppression d’un autre).
